Manajemen Organisasi (Presentase)

MANAJEMEN ORGANISASI©
Oleh: Hasnun Jauhari Ritonga, M.A.
(Disampaikan pada hari Senin, 5 Juli 2010 pukul 13.30-14.30 WIB pada acara Pelatihan Kepemimpinan (Leadership) Remaja Masjid Al-Iman Desa Cinta Rakyat Kec. Percut Sei Tuan Kabupaten Deli Serdang).
(Pemateri adalah alumni S1 Manajemen Dakwah (MD) dan S2 Komunikasi Islam IAIN Sumatera Utara, sekarang selain sebagai Dosen Mata Kuliah Manajemen Organisasi pada Fakultas Dakwah IAIN Sumatera Utara juga mengasuh Mata Kuliah Komunikasi Lintas Budaya pada Universitas Dian Nusantara Medan).


“Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang teratur, mereka seakan-akan seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.” (Qs. Ash-Shaff, ayat 4).




A. PENDAHULUAN

Agar kita mudah mengerti tentang tujuan (kepentingan) dari manusia, maka kita harus mengerti tentang kebutuhan-kebutuhan dasar (kebutuhan yang apabila tidak dicukupi, maka manusia tidak dapat melangsungkan hidupnya) manusia. Dari hakikat hidupnya manusia memiliki dua macam kebutuhan dasar, yaitu: kebutuhan jasmaniah dan spirituil. Kebutuhan jasmaniah berguna untuk mempertahankan dan menjaga kelangsungan hidup. Contohnya adalah: makan/minum, perumahan, pakaian, kesehatan. Sedangkan kebutuhan spirituil berguna untuk memperkaya perngetahuan dan memperkuat daya pikir sehingga manusia dapat selalu mengusahakan terwujudnya kebutuhan jasmaniah. Contohnya adalah: pendidikan dan kebudayaan yang lain. Dari kedua kebutuhan tersebut, kebutuhan jasmaniah menempati urutan pertama (pokok) untuk terlebih dahulu dipenuhi. Namun keseimbangan antara kebutuhan tersebut harus selalu dijaga.

Pada prinsipnya, baik kebutuhan jasmaniah maupun kebutuhan spiritual manusia tidak akan secara sempurna dapat dicapainya secara sendirian. Itu artinya setiap manusia membutuhkan bantuan orang lain. Di sinilah letak pentingnya manusia menjalin hubungan dengan orang lain. Supaya memiliki kesamaan tujuan diwujudkanlah kerjasama dalam bentuk organisasi/lembaga. Tujuan-tujuan itu, pada hakikatnya berputar pada aspek ideologi, politik, ekonomi, dan sosial.

B. APA MANAJEMEN ORGANISASI ITU ?

Ibarat lidi, jika hanya satu atau sepotong akan mudah dipatahkan. Namun ketika sudah menjadi seikat lidi atau sekumpulan lidi yang sudah disatukan (seperti sapu) akan sangat sukar dipatahkan dan dapat pula kita pergunakan sebagai alat untuk membersihkan kotoran dan debu. Demikianlah perumpamaan tentang pentingnya berorganisasi.
Organisasi bisa diartikan ke dalam dua pengertian, yaitu pengertian statis dan dinamis. Dalam arti statis atau bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggungjawab serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan.
Secara sederhana dapat dikatakan bahwa organisasi merupakan wadah bagi operasionalisasi manajemen. Dengan demikian, di dalam suatu organisasi terdapat sejumlah unsur pokok yang membentuk kegiatan manajemen yang terdiri atas unsur-unsur seperti manusia (man), barang-barang (materials), mesin (machines), metode (methods), uang (money) dan pasar (market). Masing-masing unsur ini memiliki fungsinya sendiri namun tidaklah berdiri sendiri melainkan saling berinteraksi dan mempengaruhi dalam mendorong tercapainya tujuan organisasi. Dari penjelasan tentang pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli menunjukkan adanya kesamaan pandangan dalam hal meletakkan dasar-dasar yang membangun pengertian manajemen. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen merupakan suatu proses kerjasama melalui usaha orang lain dengan cara memanfaatkan sumber daya organisasi dalam rangka kegiatan yang harus dilakukan dan saling berkaitan untuk memberdayakan berbagai input berupa sumber daya manusia maupun sumber daya material yang merupakan asset organisasi sesuai dengan bidang kegiatan dan fungsi organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Keseluruhan rangkaian kegiatan organisasi dilaksanakan melalui pengembangan kerjasama dari seluruh personil organisasi yang dikelola oleh manajer sebagai pemimpin puncak. Sehubungan dengan itu, peranan pemimpin dalam mengembangkan kerjasama antara seluruh komponen yang terlibat dalam proses tersebut sangat menentukan mengingat fungsinya untuk merencanakan, menata, mengarahkan, mengawasi keseluruhan kegiatan, dan tindakan bawahan serta hubungan mitra kerja untuk mewujudkan pencapaian tujuan yang direncanakan.

C. APA PERLUNYA MANAJEMEN ORGANISASI ?

Paling tidak ada 3 (tiga) alasan yang menjadi sebab manajemen dibutuhkan oleh semua organisasi. Tanpa manajemen semua usaha akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan lebih sulit. Alasan itu adalah:
1. Untuk mencapai tujuan. Manajemen dibutuhkan dalam kerangka mencapai tujuan yang telah terlebih dahulu ditetapkan. Dengan pengelolaan yang baik, maka pencapaian tujuan juga diharapkan berjalan secara baik, diperoleh secara efektif dan efisien.
2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan. Manajemen dibutuhkan untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan, sasaran-sasaran dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan dari pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi, seperti ketua dan anggota, pemilik dan karyawan, pemerintah dengan masyarakat, dan sebagainya.
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Efisensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Hasil (output) harus maksimal dengan biaya yang minimal (input). Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Artinya, seorang manajer yang efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan. Ahli manajemen, Peter Drucker menyebut efisiensi dengan “doing things right” (melakukan pekerjaan dengan benar), dan efektivitas adalah “doing the right things” (melakukan pekerjaan yang benar).

Dengan demikian, perlunya manajemen diterapkan dalam organisasi adalah untuk dapat mengelola organisasi secara baik dan benar yaitu dengan melakukan perencanaan terlebih dahulu sebelum kegiatan dilaksanakan, setiap kegiatan harus dilaksanakan oleh orang atau anggota yang tepat, mengupayakan terjalinnya kerjasama yang harmonis antara satu dengan lainnya, serta melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilaksanakan, sehingga tujuan yang telah ditetapkan tercapai secara efisien dan efektif.
D. BAGAIMANA MENERAPKAN MANAJEMEN DALAM ORGANISASI ?
Para ahli berbeda dalam memberikan batasan tentang fungsi-fungsi manajemen. Yang paling sederhana terdiri dari: (1) planning (perencanaan), (2) organizing (pengorganisasian), (3) actuating (pelaksanaan), dan (4) controlling (pengawasan), sebagaimana hal tersebut dikemukakan oleh George R. Terry.

a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah langkah nyata paling pertama dalam mengelompokkan berbagai potensi, kekuatan, dan peluang untuk mencapai tujuan. Kegiatan perencanaan (planning) disusun berdasarkan proses pemilihan, penetapan tujuan, strategi, kebijakan, program kerja, serta pembuatan prosedur kerja yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan yang lebih efektif.

Proses perencanaan meliputi: (1) pembuatannya adalah orang yang paham organisasi, (2) paham perencanaan, (3) membuat perincian yang teliti, (4) dibuat bersama, (5) memikirkan resiko serta solusinya, (6) logika, dapat dikerjakan serta manusiawi, (7) memikirkan proses pelaksanaannya, (8) nyata serta berorientasi pada masa yang akan datang dan (9) harus direkomendasikan dari pihak yang berwenang.

Perencanaan merupakan proses menentukan tujuan dan menetapkan cara terbaik untuk mencapai tujuan. “Proses menentukan apa yang seharusnya dicapai dan bagaimana mencapainya.” Dengan perencanaan yang dibuat akan dapat mengkoordinir berbagai kegiatan, mengarahkan para manajer dan pegawai terhadap tujuan yang akan dicapai.

Dalam perencanaan berpikir secara sistematis sangat diperlukan sehingga dapat dikerjakan mengenai apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa yang melakukan, dan kapan suatu kegiatan akan dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas keluaran (output) sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan demikian dapat dipahami perencanaan merupakan faktor kunci dalam pelaksanaan kegiatan suatu organisasi.

b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian berfungsi sebagai proses menetapkan struktur, pembagian tugas, dan wewenang dalam mengefektifkan pelaksanaan kegiatan yang lebih terstruktur dan terarah untuk pencapaian tujuan.

Pengorganisasian yang dilakukan dengan baik akan menetapkan hal-hal berikut: (1) siapa melakukan apa, (2) siapa memimpin apa, (3) saluran-saluran komunikasi, dan (4) memusatkan sumber-sumber daya terhadap sasaran-sasaran.

Dapat juga dikemukakan bahwa pengorganisasian adalah usaha menciptakan hubungan tugas yang jelas antarpersonil sehingga setiap orang dapat bekerja bersama dalam iklim organisasi yang kondusif dan mendukung pencapaian tujuan. Kondisi iklim organisasi yang menyenangkan bagi individu akan mendorong terciptanya motivasi kerja yang lebih baik dan mampu mengantarkan suatu organisasi pada tujuan yang diharapkan. Dengan kata lain, penekanan kegiatan pengorganisasian yang dilakukan lebih diarahkan pada upaya membangun hubungan yang baik antarpribadi maupun antarkelompok kerja dalam suatu organisasi sehingga mendorong lahirnya kepuasan dalam diri seseorang.

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang kedua dan merupakan langkah strategis dalam mewujudkan rencana organisasi. Pengorganisasian suatu program yang dapat dilakukan melalui prosedur-prosedur, yakni: (1) Mengidentifikasi pekerjaan atau tugas yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan, (2) Mengelompokkan tugas serta fungsi yang sama, (3) Memberikan nama tertentu bagi kelompok pekerjaan atau tugas dengan nama yang kurang lebih menggambarkan fungsinya masing-masing, (4) Menentukan orang-orang yang akan ditunjuk menyelesaikan setiap kelompok kerja atau tugas. Apabila ada kelompok tugas kerja atau tugas harus dikerjakan oleh lebih dari satu orang, salah satu di antara mereka perlu ditunjuk sebagai penanggung jawab (pendistribusian tugas dan tanggung jawab), (5) Mendistribusikan fasilitas dan peralatan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, (6) Menetapkan aturan kerja, dan (7) Menetapkan hubungan kerja.

c. Penggerakan (Actuating)
Penggerakan adalah suatu usaha membujuk orang lain untuk melaksanakan tugas-tugas dalam rangka mencapai tujuan suatu organisasi. Proses penggerakan personil dalam organisasi dijalankan melalui pemberian motivasi, pengarahan, dan bimbingan. Kegiatan ini dilakukan oleh manajer sebagai pemimpin kepada orang lain sebagai bawahan dalam struktur organisasi.

Penggerakan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik dan metode untuk mendorong para anggota organisasi agar mau dan ikhlas bekerjasama dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Penggerakan diarahkan untuk merangsang anggota-anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas secara antusias dan penuh semangat sebagai wujud dari kemauan yang baik .

Dengan demikian, penggerakan merupakan fungsi yang tidak terpisahkan dengan pemberian motivasi kepada seluruh anggota organisasi agar mereka mau dengan semangat dan keinginan sendiri bekerja demi tercapainya tujuan organisasi. Seorang pemimpin dalam hal ini harus mempunyai cara-cara tertentu dalam memberikan motivasi kepada anggota organisasi yang dipimpinnya.

d. Pengawasan (Controlling)
Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajerial yang menetapkan standar hasil yang dapat dicapai dari kegiatan yang dijalankan organisasi. Pengawasan yang efektif dapat mendukung terwujudnya tujuan organisasi. Pengawasan dapat dilakukan secara langsung (direct control) maupun secara tidak langsung (indirect control). Dengan kata lain pengawasan segala aktivitas untuk menjamin pencapaian tujuan sebagaimana direncanakan.

Terry mengatakan controlling berarti mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan untuk mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu melakukan tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana. Pendapat ini menggambarkan bahwa aktivitas pengawasan adalah untuk menemukan dan mengoreksi penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai terhadap aktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan secara objektif.

Tegasnya, pengawasan dilakukan untuk: (1) mengukur perbuatan, (2) membandingkan perbuatan dengan standar yang ditetapkan dan menetapkan perbedaannya, dan (3) memperbaiki penyimpangan dengan tindakan pembetulan.

Hal ini menekankan bahwa pengawasan merupakan proses penetapan hasil yang telah dicapai atau mengevaluasi kinerja yakni melakukan koreksi terhadap pencapaian hasil kerja berdasarkan rencana yang telah ditetapkan. Dalam kegiatan pengawasan akan diperoleh gambaran apakah pelaksanaan kegiatan telah memenuhi prosedur yang disepakati dan ditetapkan termasuk perkembangan dan kemajuan yang telah dicapai.

Dengan demikian, kegiatan pengawasan terutama ditujukan untuk memperoleh data dan informasi tentang penyelenggaraan kegiatan.

E. APA PROBLEMA ORGANISASI KITA ?
Beberapa problema organisasi Islam dan solusinya sebagaimana yang dimuat dalam situs: http://www.immasjid.com/cetak.php?id=188, saya kutip sebagai berikut:
1. Kepedulian umat terhadap da’wah Islam masih kurang (acuan berdakwah lihat QS. Ali Imran/ 3:104.
2. Potensi sumber daya manusia (SDM) masih lemah, akibat a) Pendidikan Islam dan atau umum relatif masih kurang memadai. b) Ghirah jihad berorganisasi masih lemah. c) Pengetahuan sosial dan kemanusiaan tertinggal. d) Memiliki kesenjangan dengan dunia modern dan teknologinya. e) Sikap kritis, kreatif dan inovatif kurang berkembang.
3. Moralitas aktivis terhadap komitmen muslim masih rendah.
4. Perkaderan masih berlangsung secara alamiah.
5. Pemahaman organisasi dan management masih kurang memasyarakat.
6. Konstitusi dan standard organisasi masih belum lengkap.
7. Budaya organisasi masih kurang sehat dan dinamis.
8. Pendanaan untuk aktivitas masih kurang mendukung.
9. Fasilitas organisasi masih sangat kurang memadai.
10. Muncul konflik internal di antara Pengurus.

Solusinya adalah:
1. Penguatan (Consolidation), dalam hal: a) Konsolidasi pemahaman Islam. b) Konsolidasi organisasi. c) Konsolidasi program. d) Konsolidasi sumber daya.
2. Perbaikan (Improvement). Perbaikan (improvement) diperlukan untuk meningkatkan kinerja organissi Islam dalam memberikan pelayanan kepada umat. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara. Beberapa cara yang cukup efektif dalam upaya perbaikan dapat diseleksi dan disesuaikan dengan kebutuhan agar upaya perbaikan ini dapat berkelanjutan. Untuk melakukan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) dapat dilakukan dengan menggunakan piranti-piranti management (management tools), di antaranya dengan strategi Lima-R, yaitu: 1) Ringkas (Seiri), yaitu melakukan tindakan untuk memperingkas lingkungan dan sistim kerja dengan melakukan pengelompokan, pembuangan dan penyimpanan yang tepat. Semua itu dimaksudkan agar komponen atau unit pendukung kerja tidak berserakan, mengurangi penumpukan stock, penghematan biaya, sederhana (simple), mudah dilacak dan tidak memerlukan ruang yang lebih besar dari semestinya. 2) Rapi (Seiton), yaitu penataan sarana dan prasarana organisasi. Dengan mendisain tempat kerja dan tempat penyimpanan untuk meminimalkan waktu atau usaha, meningkatkan efisiensi dan menghadirkan kondisi yang lebih baik. 3) Resik (Seiso), yaitu melaksanakan gerakan bersih dan pemeriksaan rutin kebersihan untuk menghilangkan kotoran dan penyebabnya serta menjaga agar kondisi lingkungan kerja tetap bersih dan optimal. Pembersihan secara menyeluruh, insya Allah, dapat meningkatkan efisiensi, mencegah kecelakaan kerja serta menghindari terjadinya kerusakan maupun ketidaksesuaian lainnya. 4) Rawat (Seiketsu), yaitu perawatan sarana dan prasarana kerja untuk memelihara atau menjaga agar selalu tetap bersih dan terhindar dari permasalahan teknis yang tidak perlu. Perawatan yang baik akan membuat ruang kerja dan peralatan kerja menjadi bersih, indah, sehat dan menyenangkan; tidak kotor dan penuh debu. Dengan perawatan dapat menghemat biaya, menambah umur pakai (life time), membuat siap untuk dipakai dan terkendali dengan baik. 5) Rajin (Shitsuke), yaitu rajin bekerja dan menata dengan ringkas, rapi, menjaga kebersihan dan melakukan perawatan dengan baik.
3. Perubahan budaya organisasi. Merubah budaya organisasi bukan hal yang mudah karena akan menghadapi banyak kendala. Kendala-kendala itu muncul disebabkan adanya faktor-faktor internal dan eksternal, seperti misalnya: a) Budaya lama yang sulit menerima perubahan (status quo). b) Adanya orang-orang yang merasa takut kehilangan pengaruh atau tersingkir. c) Ketidaksiapan sebagian pengurus, aktivis dan umat dalam menerima sistim baru. d) Sumber daya yang masih kurang mendukung. e) Kurang jelasnya informasi mengenai perubahan itu. f) Belum adanya lembaga pemberdayaan (konsultan) organisasi Islam yang handal.
F. PENUTUP
Dalam suatu seminar, Prof. Dr. Syahrin Harahap, MA pernah mengemukakan bahwa kebangkitan (peradaban) Islam lebih banyak terlihat pada munculnya organisasi-organisasi yang memang memberikan semangat kaderisasi untuk berusaha loyal dan melaksanakan Islam. Berdasarkan hal tersebut, besar harapan beliau bahwa semestinyalah pemerintah memberikan apresiasi dan bantuan material untuk membantu organisasi-organisasi tersebut yang telah komit membangun karakter anak bangsa. Selama ini organisasi-organisasi tersebut, bukan hanya tidak diberikan support, malah selalu dicurigai dengan tuduhan yang macam-macam. Ironis!
DAFTAR BACAAN
1. Amitai Etzioni, Organisasi-Organisasi Modern, (terj.) Suryatim, Jakarta: UI-Press, 1985
2. Fremont E. Kast & James E. Rosenzweig, Organisasi dan Manajemen: Suatu Sistem dan Pendekatan Kontingensi, (terj.) Mohammad Yasin, Jakarta: Bina Aksara, 1986
3. Sarwoto, Dasar-Dasar Organisasi dan Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, tt.
4. Sutarto, Dasar-Dasar Organisasi, Yogyakarta: UGM Press, 1983
5. Gisela Hagemann, Motivasi Untuk Pembinaan Organisasi, (terj.) Fery Dwi Nugroho, Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo, 1993.
6. Moekijat. Manajemen Tenaga Kerja dan Hubungan Kerja. Bandung : Pionir Jaya, 1993.
7. S.P. Siagian, Fungsi-Fungsi Manajerial. Jakarta : Bumi Aksara, 2002.
8. Syafarudin. Manajemen Lembaga Pendidikan Islam. Jakarta : Rineka Cipta, 2005.
9. http://www.immasjid.com/cetak.php?id=188
10. http://www.manajemendakwah-iainsu-medan.blogspot.com