Pengolahan Bahan Pustaka Monograf di Perpustakaan IAIN-SU (Tugas Akhir Bunyamin Ritonga)

KERTAS KARYA
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA MONOGRAF PADA PERPUSTAKAAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI
SUMATERA UTARA
(IAIN-SU)

D
I
S
U
S
U
N

OLEH :
BUNYAMIN RITONGA
072201001




PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS SASTRA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2010

LEMBAR PERSEMBAHAN

Ibu,
Tanpamu Aku tak kan tercipta di dunia ini
Tanpa kasih sayangmu aku tak kan tumbuh seperti saat ini
Tanpa kucuran keringatmu aku tak kan berjalan sejauh ini
Tanpa do’amu aku akan tersesat menjadi orang yang terzalimi
Tanpa ridhomu aku tak kan berarti hidup di alam yang fana ini
Ibu,
Kau adalah permata dalam hatiku
Pelipur lara penghapus dukaku dan yang menerangi hatiku
Ayah,
Kau adalah sosok yang bijaksana, tegas dan tangguah
Yang selalu menjadi inspirasi dan kekuatan dalam juwaku
Y Allah,
Di hadapan-Mu aku bersimpuh, di jalan-Mu aku memohon
Berikanlah kebahagian yang abadi kepada Ayah dan Ibuku
Dengan seluas langit dan bumi maghfirah-Mu
Berikanlah ampunan kepada mereka
Tunjuki detik demi detik jalan yang mereka lalui dalam memperoleh ridh-Mu
Untuk meraih tempat terbaik di sisi-Mu.

Kertas Karya ini ku persembahkan kepada :
Ayahanda Jaginawan Ritonga dan Ibunda Siti Aman Rambe

Kakanda :
Hasnun Jauhari Ritonga, MA
Aspan Ritonga, SE
Sudianto Ritonga, S.Pd.I
Muhammad Lelo Ritonga, SH

Kakak :
Zukhrotul Enisa Ritonga
Rosdiana Ritonga, S.Pd.

Adinda: Akhirayanti Ningsih Ritonga

KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil’alamin, segala puji bagi Allah Swt penulis ucapkan atas segala rahmat dan kesehatan yang telah diberikannya sehingga kertas karya ini sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, dengan judul PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA MONOGRAF PADA PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA dapat selesai dengan baik.
Penulis menyadari bahwa tulisan ini masih banyak kekurangan baik isi maupun penulisan. Hal ini karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis. Untuk itu demi kesempurnaan tulisan ini penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat mendukung perbaikan dan kesempurnaan isi dari kertas karya ini.
Dalam penulisan kertas karya ini penulis banyak mendapatkan bantuan, masukan dan arahan serta bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu melalui kertas karya ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.dan juga selaku dosen mata kuliah Metode Penulisan Kertas Karya yang telah memberikan bimbingan dalam penulisan kertas karya.
3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd, selaku dosen pembimbing penulis yang telah meluangkan waktu dan tenaga untuk memberikan bimbingan, saran, dan pengetahuan ilmiah sehingga penulisan kertas karya ini dapat selesai.
4. Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib. selaku dosen wali penulis yang telah membimbing penulis selama masa perkuliahan.
5. Dra. Retno Sayekty, M.LIS, selaku Kepala Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan serta bagian pengolahan dan pengadaan bahan pustaka yang telah meluangkan waktu dan tenaga dalam membantu penulis memberikan data yang dibutuhkan untuk penyelesaian penulisan kertas karya ini.
6. Seluruh staf pengajar Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis sehingga dapat menyelesaikan studi.
7. Abanganda (Hasnun Jauhari Ritonga, MA, Aspan Ritonga, SE, Sudianto Ritonga, S.Pd.I, dan M. Lelo Ritonga, SH) dan Kakak (Butet dan Rosdiana, S.Pd) yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta motivasi yang dapat membuat penulis semangat dalam mengerjakan penulisan kertas karya ini.
8. Adinda Akhirayanti Ningsih yang memberikan semangat bagi penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
9. Semua teman-teman stambuk ’07 yang telah memberikan perhatiannya kepada penulis baik dalam penulisan kertas karya ini maupun dalam perkuliahan.

Akhirul kalam penulis mengucapkan, semoga kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua. Wassalam.



Medan, 27 April 2010
Penulis


BUNYAMIN RITONGA










DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Penulisan
1.2. Tujuan Penulisan
1.3. Ruang Lingkup
1.4. Metode Pengumpulan Data
BAB II KAJIAN TEORITIS
2.1. Pengertian Perpustakaan
Perguruan Tinggi
2.2. Tujuan Perpustakaan
Perguruan Tinggi
2.3. Fungsi Perpustakaan
Perguruan Tinggi
2.4. Tugas Perpustakaan
Perguruan Tinggi
2.5. Pengolahan Bahan Pustaka
2.6. Tujuan Pengolahan Bahan
Pustaka
2.7. Bahan Pustaka Monograf
2.8. Sistem Pengolahan Bahan
Pustaka Monograf
2.8.1. Inventarisasi
2.8.2. Katalogisasi
2.8.2.1. Penentuan Tajuk Entri
Utama
2.8.2.2. Deskripsi Bibiliografis
2.8.2.3. Penentuan Tajuk
Subjek
2.8.3. Klasifikasi
2.8.3.1. Pengertian, Jenis dan
Ciri-ciri Klasifikasi
2.8.3.2. Notasi Klasifikasi
2.8.4. Penyelesaian Fisik
2.8.4.1. Pengetikan Katalog
2.8.4.2. Pelabelan
2.8.5. Shelving
BAB III PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA MONOGRAF PADA PERPUSTAKAAN IAIN-SU
3.1. Gambaran Umum
Perpustakaan IAIN-SU
3.2. Visi dan Misi Perpustakaan
3.3. Peraturan Perpustakaan
3.4. Struktur Organisasi
Perpustakaan
3.5. Koleksi
3.6. Pengolahan Bahan Pustaka
Monograf
3.7. Inventarisasi
3.8. Katalogisasi
3.8.1. Penentuan Tajuk Entri
Utama
3.8.2. Deskripsi Bibliografi
3.8.3. Penentuan Tajuk Subjek
3.9. Klasifikasi
3.9.1. Notasi Klasifikasi
3.10. Penyelesaian Fisik
3.10.1. Pembuatan T-Slip
3.10.2. Kantong Buku
3.10.3. Kartu Buku
3.10.4. Slip Pengembalian
3.10.4. Pelabelan
3.11. Shelving
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1. Kesimpulan
4.2. Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

















BAB I
PENDAHULUAN
1.1 . Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan adalah suatu lembaga yang bertugas untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarluaskan dan melestarikan informasi. Perpustakaan merupakan hasil karya cipta manusia sehingga informasi-informasi yang terdapat di dalamnnya juga diolah dan diorganisir oleh staf-staf yang terdiri dari individu-individu yang bekerja pada satuan unit kerja masing-masing yang saling berhubungan dan mempunyai keterkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya. Informasi yang dikelola pada suatu perpustakaan umumnya adalah bahan pustaka monograf atau yang lazim disebut dengan buku. Tetapi pada dasarnya perpustakaan tidak hanya menyediakan informasi dalam bentuk buku atau monograf tetapi juga informasi dalam bentuk jurnal, majalah, piringan hitam dan bentuk-bentuk penyajian informasi lainnya. Seluruh bentuk-bentuk penyajian informasi tersebut dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu informasi dalam bentuk tercetak dan non cetak, yang secara keseluruhan disebut dengan koleksi perpustakaan.
Pengguna perpustakaan berasal dari berbagai kalangan yang berbeda. Begitu juga dengan perpustakaan perguruan tinggi, penggunanya adalah mahasiswa dan staf pengajar (dosen) yang sudah pasti mempunyai tingkat pendidikan dan spesialisasi ilmu pengetahuan yang berbeda. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan layanan informasi yang lengkap, cepat, tepat dan akurat.
Perpustakaan pada dasarnya bertujuan untuk memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, serta untuk mendukung dan memperlancar kegiatan belajar mengajar di perustakaan perguruan tinggi itu sendiri. Sedangkan fungsinya adalah sebagai sarana pendidikan, penelitian, menyediakan bacaan untuk mahasiswa dan staf pengajar dalam mengembangkan diri dan meningkatkan kualitas pribadi dan mutu pendidikan secara umum, dan sebagai sarana rekreasi pikiran disela-sela kegiatan belajar dan istirahat. Agar fungsi dan tujuan perpustakaan tercapai, maka proses pengolahan bahan pustaka sangat dibutuhkan. Pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan pokok dalam sebuah perpustakaan karena tanpa pengolahan bahan pustaka, maka bahan pustaka sulit untuk ditelusuri dan tidak dapat diorganisir dengan baik. Apabila pengguna kesulitan dalam menelusuri bahan pustaka, maka pengguna tidak akan berminat untuk datang berkunjung ke perpustakaan sehingga bahan pustaka yang dikelola tidak akan berdaya guna dengan baik sesuai dengan fungsi perpustakaan.
Semua bahan pustaka harus diolah dengan baik supaya dapat ditelusur oleh pengguna perpustakaan dengan mudah, cepat, dan tepat. Dalam mengolah bahan pustaka harus menggunakan alat bantu yang telah disepakati secara nasional maupun secara internasional, seperti AACR II (Anglo American Kataloging Rules II) digunakan untuk kegiatan pembuatan deskripsi bibliografi dalam menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan, LCSH (Library of Congress Subject Heading), dan Peraturan Pengatalogan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.
Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Sumatera Utara (IAIN-SU) adalah perpustakaan perguruan tinggi yang hanya melayani mahasiswa, staf pengajar (dosen) serta orang-orang yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu orang lain tidak diperkenankan masuk kecuali meminta izin terlebih dahulu kepada pustakawan atau staf pegawai yang bersangkutan. Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah melakukan pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka tersebut untuk memudahkan pengguna perpustakaan dalam menelusur informasi serta mempermudah dalam mengorganisir dan menyusun bahan pustaka.
Berdasarkan pengamatan penulis dan wawancara langsung dengan pustakawan bidang pengolahan bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, pengolahan yang dilakukan sudah memenuhi standar. Hal ini dapat diketahui dari proses penetuan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan yang telah menggunakan AACR II.
Dalam menentukan nomor klasifikasi, Perpustakaan IAIN Sumatera Utara masih berpedoman pada DDC 20 meskipun sudah terbit DDC 22. Selain itu dalam menentukan nomor klasifikasi pedoman yang digunakn adalah Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Edisi 5 tahun 1995. Adapun alat bantu yang digunakan oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dalam melakukan pengolahan bahan pustaka adalah sebagai berikut :
• Menggunakan AACR II dalam kegiatan deskripsi bibliografi, yaitu dalam menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan.
• Menggunakan Daftar Tajuk Subjek Perpsustakaan Nasional Republik Indonesia edisi 5 tahun 1995.
• Menggunakan DDC 20 untuk menetukan nomor klasifikasi.
Sistem kerumahtanggaan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara masih dilakukan secara manual. Hal ini dapat dilihat pada bagian peminjaman. Pengguna yang melakukan peminjaman harus mencatat nama pada buku peminjaman dan kartu buku karena sistem peminjaman pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara belum dilakukan secara komputerisasi. Selain itu Perpustakaan IAIN juga masih menggunakan kartu katalog. Tetapi pengguna tidak pernah menggunakan kartu katalog dalam menelusur bahan pustaka yang ingin dipinjam. Melainkan pengguna menelusuri informasi langsung datang ke rak bahan pustaka. Selain itu, penyusunan bahan pustaka juga kurang terorganisir dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan bahan pustaka yang tidak teratur karena tidak disusun menurut nomor kelas (call number) yang terdapat pada punggung buku.
Dari uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengobservasi dan memaparkannya dalam bentuk kertas karya. Yang menjadi pokok pembahasan dalam penulisan kertas karya ini adalah proses pengolahan bahan pustaka dan masalah-masalah lain yang mungkin ditemukan dalam pengolahan bahan pustaka pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Berdasarkan uraian latar belakan diatas, penulis menetapkan judul kertas karya ini adalah “Pengolahan Bahan Pustaka Monograf Pada Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Sumatera Utara”.

1.2 . Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana proses pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara.
2. Untuk mengetahui lebih lanjut alat bantu apa saja yang digunakan oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dalam proses pengolahan bahan pustaka.
3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapai oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dalam proses pengolahan bahan pustaka.


1.3 . Ruang Lingkup
Sesuai dengan uraian latar belakang masalah yang telah dipaparkan dan judul yang telah ditetapkan, maka penulis membatasi penulisan kertas karya ini untuk dijadikan sebagai pedoman dalam penulisan. Adapun ruang lingkup penulisan kertas karya ini mencakup beberapa aspek yang berhubungan dengan pengolahan bahan pustaka monograf yang meliputi inventarisasi, katalogisasi, klasifikasi, penyelesaian fisik dan shelving.

1.4 . Metode Pengumpulan Data
Untuk mengumpulkan data dalam penulisan kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut :
• Studi Kepustakaan, yaitu pengumpulan data dengan mempelajari dokumen-dokumen baik itu buku, artikel maupun jurnal yang berhubungan dengan pengolahan bahan pustaka.
• Observasi, yaitu pengamatan langsung ke Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, terutama ke bagian pengolahan bahan pustaka monograf.
• Wawancara, yaitu menanyakan langsung kepada pustakawan tentang segala aspek yang berhubungan dengan pengolahan bahan pustaka.















BAB II
KAJIAN TEORITIS
2. 1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unit yang berfungsi untuk mendukung perguruan tinggi dalam mencapai tujuannya. Sesuai dengan fungsinya perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. (Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi,1999: 4).
Menurut Syahrial-Pamunjak (2000: 4) perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia (1993: 12 ) perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi.
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 4) menyatakan bahwa:
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang menunjang perguruan tinggi yang bersangkutan dalam mencapai tujuannya. Yang termasuk dalam pengertian perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik perpustakaan universitas, fakultas, institut, sekolah tinggi maupun politeknik.

Di dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979: 1) disebutkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga perguruan tinggi induknya, yang bersama-sama dengan unit kerja bagian lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda.
Sesuai dengan pengertian di atas, Sulistyo-Basuki (1993: 1) mengemukakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang besfiliasi dengan peguruan tinggi, dengan tujian utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.
Dari uraian beberapa pengertian di atas jelas menggambarkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah merupakan bagian dari lembaga induknya yang bertujuan untuk mencapai tujuan perguruan tinggi yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.2. Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Di dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 5) dijelaskan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi sebagai berikut :
1. Dharma Pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa dan dosen sesuai dengan kurikuluam yang berlaku.
2. Dharma kedua yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi mahasiswa bagi para peneliti.
3. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyediakan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.

Demikian juga Yulia (1993: 12) mengemukakan hal yang sama bahwa perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu :
1. Pendidikan untuk menunjang kurikulum pendidikan
2. pengajaran untuk menunjang pengajaran
3. penelitian untuk menunjang pendidikan

Sedangkan menurut Soedibyo-Nurhayati (1987: 2) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi melalui pelayanan informasi yang meliputi aspek-aspek :
1. pengumpulan informasi
2. pengolahan informasi
3. pemanfaatan informasi
4. penyebarluasan informasi

Menurut Sulistyo-Basuki tujuan perpustakaan perguruan tinggi diselenggarakan adalah :
1. memenuhi kebutuhan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referensi) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.

Dari uraian di atas dapat dilihat bahwa tujuan diselenggarakannya perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang tujuan perguruan tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2.3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi mempunyai fungsi yang sangat penting dalam memenuhi kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh mahasiswa dan staf pengajar (dosen). Selain untuk memenuhi kebutuhan informasi perpustakaan perguruan tinggi juga berfungsi sebagai deposit untuk seluruh karya yang dihasilkan oleh perguruan tinggi itu sendiri, dan masih banyak fungsi lainnya yang dapat mendukung pencapaian tujuan perpustakaan.
Fungsi perpustakaan perguruan tinggi di dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 3) adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para civitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni. Koleksi pendukung peneliti di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya-karya peneliti yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi kreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.

Tidak jauh berbeda dengan buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 5) yang menyebutkan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan
2. Pusat belajar
3. Pusat pengajaran
4. Pusat penelitian
5. Pusat penyebaran informasi

Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979: 3) dirinci secara lebih lengkap fungsi perpustakaan perguruan tinggi yang ditinjau dari berbagai segi, yaitu :
1. Ditinjau dari segi proses pelayanan sesuai dengan tujuannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunyai 5 macam fungsi, yaitu :
a. Sebagai pusat pengumpulan informasi
b. Sebagai pusat pelestarian informasi
c. Sebagai pusat pengelolaan informasi
d. Sebagai pusat pemanfaatan informasi
e. Sebagai pusat penyebarluasan informasi
2. Ditinjau dari segi program kegiatan perguruan tinggi yang didukung sesuai dengan peranannya, perpustakaan perguruan tinggi mempunya 3 (tiga) macam fungsi, yaitu :
a. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk program pendidikan dan pengajaran.
b. Sebagai pusat pelayan informasi untuk program penelitian.
c. Sebagai pusat pelayanan informasi untuk progam pengabdian kepada masyarakat.
3. Ditinjau dari dari segi pelaksanaannya, pada setiap fungsi perpustakaan perguruan tinggi tersebut di atas dapat dibedakan 2 (dua) macam sifat fungsi, yaitu :
a. Fungsi yang bersifat akademis-edukatif.
b. Fungsi yang bersifat administratif teknis.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan adalah suatu lembaga yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengolah, mennyebarluaskan, dan melestarikan informasi, yang tujuannya untuk menunjang proses belajar mengajar dan kegiatan lainnya yang dapat mendukung kemajuan perguruan tinggi.

2.4. Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Tugas perpustakaan perguruan tinggi pada dasarnya adalah memenuhi kebutuhan informasi civitas akademik, yaitu mahasiswa dan staf pengajar (dosen). Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga bertugas mengikuti perkembangan kurikulum yang ada di perguruan tinggi itu sendiri supaya bahan perpustakaan dapat menyediakan kebutuhan informasi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 5) menguraikan tugas perpustakaan secara rinci, yaitu sebagai berikut :
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dalam tugas-tugasnya dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi para peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (internet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlikan.

Dalam memenuhi keperluan-keperluan yang dibutuhkan di atas maka perlu kerja sama yang bersinergi antara, pustakawan dengan pimpinan perguruan tinggi (rektor), pengajar, peneliti dan mahasiswa serta ketersediaan fasilitas-fasilitas yang memadai sesuai dengan yang dibutuhkan oleh mereka.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki di dalam bukunya Periodisasi Perpustakaan Indonesia (1994: 67) bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :
1. Melaksanakan pemilihan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai perpustakaan yaitu mahasiswa atau pengajar serta pihak lain yang membutuhkan informasi.
2. Mengolah bahan pustaka yang tersedia sehingga dengan mudah dapat dipergunakan oleh pemakai.
3. Menyelenggarakan peminjaman bahan pustaka dengan cara yang efisien.
4. Membantu para pemakai perpustakaan untuk mendapatkan dan memakai bahan pustaka yang diperlukannya dalam bentuk program bimbingan pengguna perpustakaan yang bersifat resmi/kurikuler maupun dengan cara perseorangan.
5. Menyelenggarakan kerja sama antarperpustakaan dengan memanfaatkan sistem jaringan informasi yang ada dalam rangka meluaskan cakupan koleksi dan pelayanan informasi masing-masing perpustakaan.

Adapun di dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman (2004: 3) disebutkan dengan singkat bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah mengembangkan koleksi, mengolah dan merawat bahan perpustakaan, memberi layanan, serta melaksanakan administrasi perpustakaan.
Dari beberapa uraian di atas dapat dilihat bahwa tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah melayani kebutuhan informasi civitas akademika perguruan tinggi tempatnya bernaung dalam melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

2.5. Pengolahan Bahan Pustaka
Pengolahan atau processing koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai. Tujuannya adalah agar semua koleksi dapat ditemukan atau ditelusuri dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Pengolahan merupakan pekerjaan yang berurutan, mekanis, sistematik dan runtut.
Pengolahan bahan pustaka sering disebut dengan katalogisasi dan klasifikasi. Tetapi pada dasarnya pengolahan berbeda dengan katalogisasi dan klasifikasi. Katalogisasi dan klasifikasi adalah bagian dari proses pengolahan bahan pustaka, dengan kata lain pengolahan bahan pustaka lebih luas cakupannya dari katalogisasi dan klasifikasi.
Pengertian pengolahan bahan pustaka secara luas adalah suatu kegiatan penyiapan bahan pustaka utama agar dapat dipakai oleh pengguna dan menghasilkan serta menerbitkan bahan pustaka sekunder dimana dalam kegiatan pengolahan terkadang dikategorikan sebagai pekerjaan dokumentasi yang meliputi: pembuatan sari karangan, kliping, pembuatan indeks dan lain-lain. Pekerjaan ini sangat penting karena pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan yang harus dilakukan di suatu perpustakaan.
Menurut Sumardji (1988: 25) dalam bukunya Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya menyatakan bahwa:
Kegiatan pengolahan bahan koleksi ialah kegiatan persiapan bahan koleksi yang telah diperoleh, agar dengan mudah dapat diatur di tempat-tempat atau di rak-rak penyimpanan sehingga memudahkan pula untuk dilayankan kepada para pemakai koleksi perpustakaan.

Dari pengertian di atas dapat diketahui bahwa pengolahan bahan pustaka adalah suatu proses penyelesaian dan persiapan bahan pustaka sehingga dapat dimanfaatkan secara optimal oleh pengguna. Adapun proses pengolahan bahan pustaka yaitu inventarisai, katalogisasi, klasifikasi, penyelesaian fisik, pelabelan, dan penyusunan buku ke rak (shelving).

2.6. Tujuan Pengolahan Bahan Pustaka

Di dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999: 21) disebutkan bahwa pengolahan bahan pustaka bertujuan untuk membuat sarana temu kembali sehingga memungkinkan pengguna menemukan kembali pustaka melalui titik akses pengarang, judul, dan subjek pada sistem katalog berabjad dan melalui kelas pada susunan koleksi di rak.
Sedangkan di dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah (1999: 19) dijelaskan bahwa tujuan pengolahan bahan pustaka adalah membuat sarana temu balik sehingga memungkinkan pengguna menemukan kembalai koleksi yang diperlukan melalui kartu katalog dan atau melalui susunan koleksi di rak.
Berkaitan dengan tujuan pengolahan bahan pustaka ada beberapa prinsip-prinsip pengolahan bahan pustaka, yaitu :
 Mempermudah pengaturan, penataan, dan penempatan
 Membantu mempermudah penelusuran oleh pemakai
 Tersedianya sarana penelusuran
 Teridentifikasinya semua koleksi dengan rapi dan baik
 Terpenuhinya informasi sebagai kelengkapan sumber informasi, seperti label, nomor panggil, kartu buku katalog yang disejajarkan menurut sistem tertentu
 Konsisten.

Dari teori para ahli di atas dapat dilihat bahwa tujuan pengolahan bahan pustaka adalah untuk memudahkan pengguna dalam sarana temu kembali bahan pustaka baik melalui sistem katalog maupun melalui susunan di rak.

2.7. Bahan Pustaka Monograf

Bahan pustaka monograf adalah bahan pustaka/karya tercetak yang berbentuk buku. Monograf merupakan suatu kesatuan yang utuh dan paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku/bahan pustaka monograf paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku, diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.

2.8. Sistem Pengolahan Bahan Pustaka Monograf

Secara garis besar proses pengolahan bahan pustaka meliputi :
1. Inventarisasi
2. Katalogisasi
3. Klasifikasi
4. Penyelesaian Fisik
5. Shelving
2.8.1. Inventarisasi

Setelah bahan pustaka masuk ke perpustakaan, kegiatan yang pertama dilakukan adalah inventarisasi. Kegiatan ini merupakan mencatat identitas bahan pustaka pada buku induk atau kartu indeks dan sejenisnya atau secara elektronis ke pangkalan data komputer.
Inventarisasi koleksi bahan pustaka menurut Yulia (1993: 144) adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan ke dalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan.
Kolom-kolom yang perlu dicatat dalam buku inventaris adalah sebagai berikut :
 Tanggal penerimaan
 Nomor urut pencatatan
 Nama pengarang
 Judul buku
 Penerbit dan tahun terbit
 Sumber (pembelian, hadiah/sumbangan, atau pertukaran)
 Harga (untuk sumber pembelian)
 Jenis buku (referensi, fiksi, non fiksi dan lain-lain)
 Bahasa (dibagi tiga kolom : Indonesia, Inggris dan bahasa asing lainnya)
 Keterangan.

Pengecapan atau stempel perpustakaan pada halaman tertentu, biasanya dibubuhkan di bagian tengah dan di bagian belakang buku. Cap atau stempel itu untuk menandakan bahwa koleksi tersebut milik perpustakaan. Stempel yang menjadikan ciri atau identitas bahan pustaka agar dengan mudah dapat dibedakan dengan koleksi yang lain.
Menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah (1990: 20) yang dimaksud dengan inventarisasi adalah kegiatan memeriksa, memberi stempel, dan mencatat atau mendaftar semua koleksi perpustakaan dalam buku induk dan diberi nomor induk pada setiap eksemplar dengan nomor yang berbeda.
Sedangkan menurut buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979: 16) inventarisasi koleksi berupa kegiatan pencatatan koleksi bahan pustaka ke dalam inventaris (buku induk koleksi) sebagai tanda bukti perbendaharaan perpustakaan. Kegiatan ini dibagi dalam 2 bagian, yaitu :
1. Kegiatan kerja professional
 Menetapkan macam dan ukuran kolo, dalam buku inventaris.
 Menetapkan letak pengecapan tanda milik perpustakaan.
2. Kegiatan kerja non-profesional
 Melakukan pencatatan koleksi di buku inventaris yang telah tersedia.
 Melaksanakan pengecapan tanda bukti milik pada koleksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

NS Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006: 179) menyatakan bahwa inventarisasi atau registrasi adalah kegiatan yang mencatat identiatas bahan pustaka pada buku indeks atau kartu indeks (cardek) dan sejenisnya atau secara elektronis
Ke pangkalan data komputer. Data pustaka yang didaftarkan pada buku induk meliputi :
a. Nama pengarang
b. Judul buku
c. Tanggal diterima di perpustakaan
d. Tahun terbit
e. Edisi keberapa?
f. Nama penerbit
g. Tempat dan tahun terbit
h. Sumber (membeli, sumbangan atau yang lainnya)
i. Keterangan lain yang dianggap perlu, seperti harga, jumlah eksemplar, dan seri.

Dari uraian penjelasan penjelasan di atas dapat dilihat bahwa inventarisasi adalah pemberian jati diri bahan pustaka dengan stempel kepemilikan perpustakaan dan stempel inventaris. Selain pemberian jati diri bahan pustaka kegiatan inventarisasi lainnya adalah pembuatan buku induk perpustakaan.
Setelah bahan pustaka tersebut selesai di daftar pada buku induk, bahan pustaka tersebut diserahkan ke bagian katalogiasasi dan klasifiksi untuk diolah pada tahapan selanjutnya.

2.8.2 Katalogisasi
Setelah bahan pustaka sudah di inventarisasi maka langkah selanjutnya adalah pembuatan katalog. Katalog memungkinkan pengguna untuk menemukan suatu bahan pustaka yang tersedia dalam koleksi perpustakaan tertentu. katalog juga memungkinkan untuk mengetahui dimana suatu bahan pustaka dapat ditemukan.
Katalogisasi diawali dengan kegiatan pengatalogan deskriptif yaitu menentukan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan. Kegiatan ini berpedoman pada Peraturan Katalogisasi Indonesia edisi 4 (Perpustakaan Nasional, 1994) yang bersumber pada peraturan pengatalogan standar internasional yaitu “The Anglo American kataloguing Rules” (AACR).
Kegiatan dilanjutkan dengan pembuatan kartu katalog yang kemudian digandakan sesuai kebutuhan (pengarang, judul, subjek, dan jejakan lain) serta shelf list dan dijajarkan pada laci katalog.
Alat yang digunakan dalam melakukan pengatalogan adalah sebagai berikut :
 Anglo-American Kataloguing Rules (AACR)
 Standar deskripsi untuk bibliografi
 Peraturan katalogisasi Indonesia
 Format MARC INDONESIA (INDOMARC)
 Format Dublin Core
 Standar penentuan tajuk entri
Di dalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 60) dijelaskan bahwa pengatalogan bahan pustaka adalah kegiatan mencatat data bibliografi bahan perpustakaan menurut aturan buku yang berlaku di perpustakaan.
Menurut Sumardji (1988: 26) dalam bukunya Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya bahwa,
Katalogisasi adalah kegiatan pembuatan kartu katalog untuk setiap bahan koleksi (buku/pustaka) mulai dari membuata T-slip (Temporaryslip=konsep kartu katalog) sampai pada pembuatan pelbagai macam kartu katalog, seperti : kartu katalog pengarang, kartu katalog judul, kartu katalog subjek, kartu katalog pengecekan (checkcard/shelflist), dan lain-lain.

Di dalam buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979: 16) dikemukakan bahwa pekerjaan katalogisasi koleksi berupa pengolahan koleksi bahan pustaka secara sistematis sehingga mudah dan siap dimanfaatkan untuk pelayanan pemakai. Kegiatan ini di bagi dalam 2 bagian yaitu :
1. Kegiatan kerja prifesional
 Menetapkan sistem katalog yang dipergunakan.
 Menetapkan macam katalog yang akan disajikan.
 Menetapkan macam dan tempat penempelan label.
 Menetapkan pedoman penyusunan katalog.
 Menetapkan pedoman penyusunan koleksi di rak.
2. Kegiatan Kerja non-profesional
 Melaksanakan pengetikan katalog sesuai dengan sistem yang ditetapkan.
 Melakukan penggandaan katalog sesuai dengan macam yang dipilih.
 Melaksanakan penempelan label sesuai dengan macam dan tempatnya yang telah ditentukan.
 Melaksanakan penyusunan katalog sesuai dengan pedoman.
 Melakukan penyusunan koleksi di rak sesuai dengan pedoman.
Pada buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah (1999: 20) disebutkan bahwa yang dimaksud dengan katalogisasi adalah kegiatan membuat entri dalam kartu atau daftar mengenai buku dan bahan pustaka lainnya yang ada dalam koleksi perpustakaan yang disusun menurut aturan tertentu.
NS Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006: 182) menyatakan bahwa katalogisasi adalah kegiatan membuat dekripsi data bibliografi suatu bahan pusta menurut aturan tertentu. Selanjutnya Sutarno NS membagi katalogisasi menjadi 3 bagian yaitu:
a. Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliogafis, tingkat (level) 1 berdasarkan Anglo American Kataloging Rules (AACR II) yaitu: judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit, dan nomor standar seperti International Standard Book Number (ISBN).
b. Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat 1 ditambah antara lain judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah, dan pengarang tambahan.
c. Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan.

Menurut Eryono (1993: 3) dalam bukunya Pengolahan Bahan Pustaka tujuan katalogisasi, antara lain :
 Menggali suatu bahan pustaka yang diproses sehingga dapat memberikan informasi kepada pembaca untuk membedakannya dengan bahan pustaka lainnya.
 Memberikan karakter pada suatu bahan pustaka yang dapat membantu para pembaca dalam memilih bahan pustaka yang diperlukan.
 Menetapkan entri pada tajuk yang paling menguntungkan pembaca.

Dari tujuan katalogisasi tersebut di atas, fungsi katalog juga dirinci sebagai berikut:

 Mencatat setiap karya seorang pemgarang pada tajuk yang sama.
 Menyusun entri pengarang secara tepat sehingga semua karya oleh seorang pengarang terdapat pada tajuk yang sama.
 Mencatat entri subjek dari karya-karya yang memiliki perpustakaan.
 Mencatat semua judul karya-karya semua perpustakaan.
 Membuata semua penunjukan dari entri yang tidak dipergunakan kepada entri yang dipergunakan perpustakaan.
 Memberikan petunjuk dimana buku disusun dalam rak.
 Memberikan uraian tentang setiap karya yang dimiliki oleh perpustakaan sehingga pembaca mendapat informasi lengkap tentang karya tersebut.

Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 319) penyusunan katalog secara garis besar terdiri dari :
1. Katalog abjad terdiri dari :
a. Katalog pengarang
b. Katalog judul
c. Katalog subjek
d. Katalog legsikal (Dictonary catalogue)
2. Katalog kelas (Classified catalogue)
3. Katalog terbagi (Devided catalogue)

Susunan katalog abjad disusun menurut abjad dari setiap entri (pengarang, judul, dan subjek). Katalog penagarang memberikan informasi tentang nama pengarang suatu karya. Katalog judul memberikan informasi menganai judul-judul buku apa saja yang dimiliki perpustakaan. Katalog subjek memungkinkan pengguna untuk mengetahui buku-buku yang dimiliki oleh perpustakaan berdasarkan subjeknya. Sedangkan katalog leksikal merupakan katalog yang mencakup entri pengarang, judul dan subjek yang disusun bersama-sama menjadi satu menurut abjad. Susunan katalog kelas (classified catalogue) disusun menurut kelas dari setiap entri. Susunan katalog terbagi merupakan sampelan dari katalog leksikal.


2.8.2.1. Penentuan Tajuk Entri Utama

Tajuk entri utama adalah uraian lengkaap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagai pembuatan entri-entri lainnya. Tajuk entri utama biasanya merupakan entri pengarang, yaitu uraian katalog dengan tajuk biasanya biasanya berupa nama pengarang. Tetapi dalam hala-hal tertentu tajuk tidak berupa nama pengarang, melainakan judul, dan entri pengarang ditentukan dari kepengarangan (authority).
Menurut Eryono (1993: 96) dalam bukunya Pengolahan Bahan Pustaka menjelaskan bahwa sebuah entri utama terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :
1. Tajuk
2. Deskripsi, yang terdiri dari unsur-unsur yaitu :
 Judul
 Pernyataan kepengarangan
 Keterangan edisi
 Impresium: tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit
 Kolasi
 Catatan
 ISBN
 Jejakan


2.8.2.2 Deskripsi Bibliografis

Pembuatan deskripsi bibliografis katalog harus dilakukan menurut suatu peraturan tertentu yang berlaku berpedoman pada AACR-2 (Anglo American Kataloging Rules-2). Untuk Indonesia ada ringkasan AACR-2 yang disebut dengan Peraturan Katalogisasi Indonesia yang diterbitkan oleh Perpustakaan Nasional.
Menurut Eryono (1993: 103-107) dalam bukunya Pengolahan Bahan Pustaka, unsur-unsur deskripsi katalogisasi bahan pustaka monograf urutannya adalah sebagai berikut :
1. Judul
Judul karya terdiri dari unsur-unsur sebagai berikut :
a. Judul utama diawali dengan huruf besar.
b. Judul tambahan dipisah dari judul utama dengan tanda titik dua (:).
c. Judul alternatif yakni judul yang sama dengan bahasa yang berbeda dipisahakan dari judul utama dengan tanda koma (,) “atau” dan sejenisnya sesuai dengan bahasa yang digunakan dalam karya yang bersangkutan.
d. Jika judul uatama terlalu panjang, dapat diperpendek dengan cara mengambil sekurang-kurangnya lima kata pertama, asal tidak menghilangkan pengertian pokok dari judul. Kata-kata yang dihilangkan ditandai dengan tiga titik.
e. Jika terdapat judul paralel (yaitu judul yang sama dengan bahasa yang berbeda), maka judul tersebut dipisahkan dari judul uatam dengan tanda “sama dengan (=)”.
f. Jika seluruh unsure judul terdapat dalam satu karya, maka urutannya diatur sebagai berikut : judul utama, judul paralel, judul alternatif, dan judul tambahan.

2. Keterangan kepengarangan
Nama pengarang baik orang maupun badan korporasi diulang dalam deskripsi (pokok uraian) setelah judul dan didahului dengan tanda haris miring (/), dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Penyebutan nama pada deskripsi tanpa mengubah struktur nama seperti pada tajuk, dicatat sesuai data yang terdapat pada halaman judul, dalam hal ini sebelum nama pengarang terdapat kata “oleh” atay sejenisnya, kata tersebut dicantumkan juga.
b. Nama pengarang ganda sebanyak-banyaknya tiga orang, seluruhnya dicantumkan pada deskripsi, masing-masing dipisahkan dengan tanda koma. Jika perlu dapat digunakan “dan” dalam bahasa buku diantara dua kurung siku.
c. Jika nama pengarang ganda lebih dari tiga, maka dalam deskripsi dicantumkan nama pengarang pertama dengan keterangan tambahan “[et al]”.
d. Selain nama pengarang, semua yang terlibat dalam kepengarangan disebutkan dalam deskripsi setelah penyebutan nama pengarang. Dalam hal ini termasuk di dalmnya: nama penerjemah, ilustrator, penyunting dan lain-lain. Masing-masing dipisahkan denga tanda titik koma (;).
e. Gelar akademik dan nama panggilan tidak dinyatakan dalam deskripsi.

3. Keterangan edisi
Dalam mencantumkan keterangan edisi ditentukan sebagai berikut :
a. Dalam mencantumkan keterangan edisi digunakan istilah dalam
bahasa buku dan disingkat misalnya : edition=ed. ; cetakan=cet.
b. Cetakan ulang tanpa disertai revisi tidak dianggap suatu edisi.
c. Pencantuman nomor edisi didahului dengan tanda : .
Contoh : 2nd ed., cet.5.
d. Jika edisi tersebut berupa edisi baru, atau disertai revisi, perlu
dicantumkan dengan singkat.
e. Jika suatu edisi dikaitkan dengan penanggung jawab khusus edisi
tersebut, yang bersangkutan dicantumkan sesudahnya dengan pemisah
tanda garis miring.
4. Impresium
Yang dimaksud dengan impresium adalah tempat terbit, nama penerbit, dan tahun terbit.
a. Pencantuman tempat terbit ditentukan sebagai berikut :
 Pencantuman tempat terbit didahului dengan tanda .—
 Jika terdapat dua tempat terbit, keduanya dapat dicantumkan dengan pemisahan tanda titik koma (;).
 Jika nama tempat terbit tidak dijumpai dalam karya, dapat diganti dengan : pencetak atau distributor buku.
 Jika nama tempat penerbit, pencetak dan penyalur tidak dijumpai, cantumkan “s.l. = sine loco” atau yang searti dengan itu.
b. Pencantuman nama penerbit ditentukan sebagai berikut :
 Nama penerbit didahului dengan titik dua (:).
 Singkatan yang menunjukkan nama perusahaan seperti : PT, Fa, Co, dan sejenisnya tidak disebutkan dalam impresium, kecuali “Press”.
 Jika nama penerbit tidak dijumpai, nama pencetak atau distributor dapat dinyatakan sebagai gantinya.

c. Pencantuman tahun terbit ditentukan sebagai berikut :
 Tahun terbit didahului dengan tanda koma (,).
 Jika tahun Masehi tidak dijumpai, maka tahun yang tercantum dinyatakan dengan penjelasan tahun masehi dalam kurung siku.
 Jika tahun penerbit tidak dinyatakan dalam karya hendaknya dapat diperkirakan dalam kurung siku disertai tanda Tanya. Dalam hal ini jika tidak dapat diperkirakan, maka dibuatkan perkiraan dalam dasawarsa atau dalam abad.



5. Kolasi

Yang dimaksud dengan kolasi adalah pernyataan yang menyangkut fisik bahan pustaka, yang terdiri atasa : jumlah pagina, tinggi buku, dan keterangan ilustrasi dan lain-lain.
Keterangan kolasi dinyatakan dengan ketentuan sebagai berikut :
a. keterangan dinyatakan secara singkat dalam bahasa Indonesia:
- Pagina disingkat P.
- Ilistrasi disingkat ilus.
- Bibliografi disingkat bib.
- Indeks disingkat ind.
- Gambar disingkat gam.
- Sentimeter disingkat cm.
- Volume disingkat v.
b. Jumlah pagina dinyatakan dalam angka Romawi kecil dan dalam angka Arab. Diantara keduanya dipisahkan dengan tanda koma (,).
c. Buku yang terdiri atas beberapa jilid, besarnya tidak dinyatakan dengan jumlah pagina, tetapi dengan jumlah jilidnya yang dinyatakan dengan volume (disingkat v.).
d. Keterangan ilustrasi, indeks, gambar dan bibliografi didahului dengan tanda titik dua (:).
e. Ukuran tinggi buku dinyatakan dengan sentimeter dan didahului dengan tanda titik koma (;).

6. Keterangan seri
Keterangan seri dinyatakan sebagai berikut :
a. Keterangan nama dan nomor seri dinyatakan diantara dua kurung, setelah penyebutan kolasi.
b. Pernyataan nomor seri didahului dengan tanda titik koma (;).

7. Catatan
Hal-hal penting yang tidak tertampung dalam pokok uraian dapat dinyatakan dalam catatan, misalnya judul asli dari suatu karya terjemahan, penunjukan halaman bibliografi.
a. Judul asli dari suatu karya terjemahan dinyatakan diantara dua tanda petik (“ “).
b. Jika sumber bacaan perlu dinyatakan secara khusus beserta lokasinya.

8. Standar Nasional Nomor Buku (ISBN)
ISBN didahului huruf ISBN, dan ditulis dengan tanda hubung (-) diantara bagian nomornya.

9. Jejakan
Jejakan berisi keterangan tentang entri tambahan yang perlu dibuat. Dengan adanya jejakan dapat diketahui oleh yang menggandakan katalog, entri tambahan apa saja yang perlu dibuat.


Jejakan dibuat dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Untuk jejakan subjek diberi nomor urut dengan angka Arab, dan istilah subjek seluruhnya dinyatakan dengan huruf kapital.
b. Jejakan-jejakan lain diberi nomor urut dengan angka Romawi, dengan ketentuan sebagai berikut :
- Judul disingkat J.
- Judul Seri disingkat JS.
- Judul Asli disingkat JA.
- Nama pengarang ditulis sesuai namanya pada tajuk.

2.8.2.3 Penentuan Tajuk Subjek
Penentuan tajuk subjek adalah suatu kegiatan menetukan subjek (isi) buku dalam bentuk kata. Tajuk subjek buku dapat ditentukan dari judul, daftar isi, pendahuluan atau timbangan buku.
Disamping untuk menetukan nomor klasifikasi, hasil analisis subjek juga digunakan sebagai dasar dalam penentuan tajuk subjek pustaka dengan memanfaatkan sarana bantu “Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan “, edisi 4 (Perpustakaan Nasional, 1994: 22.
Untuk menetukan tajuk subjek suatu buku biasanya dipergunakan suatu pedoman.
1. Library of Congress Subject Headings (LCSH)
Pedoman ini digunakan pada perpustakaan yang memiliki bahan pustaka dalam jumlah besar, diperguanakan untuk menetukan subjek buku secara deteil.
2. Sears Lists Subject Headings
Pedomana penentuan subjek secara umum, biasanya digunakan pada perpustakaan yang memiliki bahan pustaka dalam jumlah yang tidak terlalu besar.
3. Medical Subject Headings (MeSH)
Pedonam ini digunakan khusus bidang kesehatan dan kedokteran.
4. Pedoman Tajuk Subjek untuk perpustakaan, yang diterbitkan oleh pusat pembinaan Perpustakaan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Menurut Eryono (1993: 254) dalam bukunya Pengolahan Bahan Pustaka merinci bentuk-bentuk tajuk subjek antara lain :
1. Tajuk tunggal
Dalam memilih tajuk yang berupa kata tunggal mungkin tidak terdapat kesulitan, tetapi juka kata atau istilah tersebut mempunyai sinonim kata yang lain, perlu dipertimbangkan untuk memilih istilah dengan prioritas sebagai berikut :
- istilah yang paling dikenal masyarakat,
- istilah yang paling banyak digunakan dalam katalog,
- istilah yang paling spesifik pengertiannya,
- istilah yang paling dulu dalam abjad,
- istilah yang mempunyai kaitan erat dengan subjek lain.

2. Tajuk ganda
Sering kali suatu subjek sulit dicarikan istilah dalam bentuk tunggal, maka dalam hal ini diperlukan kata ganda atau frase, dengan komposisi sebagai berikut :
- kata benda disertai kata sifat,
- kata benda disertai kata benda lain sebagai sifat,
- dua kata menda dihubungkan dengan preposisi,
- dua kata dihubungkan dengan kata sambung,
- dua kata benda atau lebih tanpa disertai kata sambung.
3. Tajuk dengan subdivisi
Tajuk tunggal maupun ganda dapat diberi subdivisi, baik subdivisi bentuk, tempat, waktu maupun subdivisi topik.
Dalam menentukan tajuk subjek ada beberapa prinsip dasar yang perlu diperhatikan (Sjahrial-Pamuntjak, 2000: 82) antara lain :
1) Tajuk subjek harus dipilih dengan berpedoman kepada pemakai perpustakaan. Yaitu kata yang digunakan akan menjadi pilihan pemakai.
2) Semua buku dalam subjek tertentu harus ditempatkan bersama tajuk subjek yang sama. Karena itu tajuk subjek harus tepat dan jelas.
3) Tajuk subjek yang dipilih harus spesifik dan sesuai dengan perihal yang dibahas dalam buku. Jika dipilih tajuk subjek yang lebih luas artinya daripada yang dibicarakan dalam buku, pemakai akan tersesat. Lebih memilih beberapa tajuk subjek yang spesifik untuk mencakupi semua perihal yang dibahas dalam buku, daripada memilih tajuk subjek terlalu luas.
4) Tajuk subjek harus terdiri dari kata yang umum dan masih terpakai untuk mencegah timbul keraguan pada pemakai katalog.


2.8.3. Klasifikasi
2.8.3.1. Pengertian, Jenis dan Ciri-ciri Klasifikasi
Koleksi bahan pustaka terdiri jenis disiplin ilmu (subjek) yang berbeda sehingga perlu diatur dan diklasifikasikan menurut subjek masing-masing. Tujuan pengklasifikasian ini adalah untuk memudahkan pustakawan dalam penataan bahan pustak di rak serta memudahkan pengguna dalam mencari atau menelusur informasi yang dibutuhkannya.
Alat bantu yang digunakan dalam kegiatan klasifikasi bahan pustaka harus berpedoman pada sitem klasifikasi yang telah diakui secara umum baik secara nasional maupun internasional.
Menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah (1999: 20) yang dimaksud dengan klasifikasi adalah kegiatan menganalisa isi bahan pustaka dan menetapkan kode menurut sistem tertentu yang tepat untuk sebuah buku, karangan dalam majalah dan lain-lain.
Klasifikasi adalah pengelompokan yang sistematis daripada sejumlah objek, gagasan, buku atau benda-benda lain ke dalam kelas atau golongan tertentu berdasarkan ciri-ciri yang sama (Hamakonda, 2002: 1). Dalam klasifikasi bahan pustaka dipergunakan penggolongan menurut ciri tertentu. Tetapi yang menjadi dasar utama penggolongan koleksi perpustakaan yang paling banyak dipakai adalah penggolongan berdasarkan isi atau subjek buku. Ini berarti buku-buku yang membahas subjek yang sama akan dikelompokkan secara bersamaan.
Menurut Sumardji (1988: 25) dalam bukunya Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya yang dimaksud dengan klasifikasi adalah kegiatan mengelompokkan bahan koleksi sesuai dengan macamnya dan bidang ilmunya masing-masing.
Menurut buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (1979: 16) bahwa klasifikasi koleksi adalah kegiatan mengelompokkan koleksi bahan pustaka dengan memberi notasi (kode-kode klsifikasi) sesuai dengan sistem klasifikasi tertentu.
Kegiatan ini dibagi dalam dua bagian yaitu:
1. Kegiatan kerja professional
 Menetapkan system klasifikasi yang akan digunakan.
 Menetapkan panjang pendeknya notasi.
 Menuliskan notasi pada setiap koleksi bahan pustaka.
2. Kegiatan kerja non-profesional

Penetapan nomor nomor klasifikasi bahan pustaka menggunakan sarana bantu “Terjemahan Ringkasan Desimal dan Indeks Relatif : desesuaikan dengan DDC 20” (Perpustakaan Nasional, 1983). Mekanisme skema klasifikasi tersebut diatas perlu dipahami untuk menjamin kelancaran dan ketaatasasan klsifikasi.
Alat bantu yang digunakan dalam melakukan klasifikasi antara lain :
 Dewey Decimal Classification (DDC)
DDC merupakan sistem klasifikasi yang paling popular dan paling banyak pemakainya saat ini. Sistem klasifikasi ini menggunakan desimal dalam mengembanhkan notasinya dengan menggunakan angka Arab. Sistem klasifikasi ini telah dikembangkan sejak tahun 1873 oleh seorang pustakawan Amherst Collage yang bernama Melvil Dewey. Pada garis besarnya sistem klasifikasi ini menyediakan bagan yang meliputi seluruh bidang pengetahuan yang dibagi menjadi 10 bidang.
 Universal Decimal Classification (UDC)
UDC seharusnya merupakan ekstensi dari DDC, deterbitkan pertama kali tahun 1905 dengan nama Classification Decimal.
 Library of Congress Classification (LCC)
LCC melai dikembangkan pada awal tahun 1899 dan terbit pertama kali pada tahun 1901. Adanya sistem klasifikasi ini terutama karena kepentingan perpustakaan “Congress” Amerika yang begitu besar koleksinya dan dirasa kurang sesuai jika menggunakan system klasifikasi yang lain.
Menurut NS Sutarno dalam bukunya Manajemen Perpustakaan (2006: 180) menyatakan bahwa klasifikasi adalah kegiatan menganalisis bahan pustaka dan menentukan notasi yang mewakili subjek bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi tertentu.
Selanjutnya NS Sutarno merinci klasifikasi menjadi 2 bagian yaitu :
1. Klasifikasi sederhana, yaitu klasifikasi yang notasinya ditentukan maksimal 5 (lima) angka, biasanya untuk perpustakaan yang relative kecil atau terbatas jumlah koleksinnya.
2. Klasifikasi kompleks, yaitu klasifikasi yang notasinya mewakili bahan pustaka secara spesifik dan setepat mungkin.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 310-313) ciri-ciri umum bagan klasifikasi antara lain :
1. Bagan
Bagan dalam bahasa Inggris desebut “ Scheduls” digunakan untuk memberi dekripsi semua kelas utama, divisi dan sub divisi dari sebuah baan klasifikasi.
2. Indeks
Indeks sebuah bagan klasifikasi adalah daftar semua subjek yang dicakup dalam bagan klasifikasi, disusun menurut abjad disertai dengan tanda yang menunjukkan subjek yang relevan.
3. Notasi
Notsi merupakan simbol yang digunakan untuk menunjukkan subjek yang dimuat dalam klasifikasi.
4. Tabel
Tabel sebuah bagan klasifikasi merupaka bagian yang terpisah dari batang tubuh klasifikasi merupakan tambahan bagi bagian klasifikasi.
5. Kelas bentuk
Kelas bentuk memungkinkan pengaturan buku menurut subjeknya karena bentuk penyajian dianggap lebih penting daripada subjeknya.
6. Kelas umum
Kelas ini sengaja diperuntukkan untuk buku tentang pengetahuan umum yang tidak dapat dikelompokkan ke dalam kelas tertentu karena cakupan subjeknya yang luas dan beraneka warna.


2.8.3.2. Notasi Klasifikasi
Kegiatan awal yang dilakukan pada pengatalogan subjek adalah penentuan subjek dari suatu bahan pustaka. Setelah menegetahui subjeknya kemuadian yang dilakukan adalah menentukan notasi yang sesuai dengan subjek bahan pustaka tersebut denga berpedoman pada sistem klasifikasi yang digunakan pada perpustakaan itu.
Ada beberapa alat bantu yang digunakan dalam menetukan notasi klasifikasi bahan pustaka, yaitu : DDC, UDC, LC dan lain-lain. Tetapi alat Bantu klasifikasi yang lazim digunakan perpustakaan-perputakaan yang ada di Indonesia adalah DDC (Dewey Decimal Clasification) yang di ciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873, terbit pertama pada tahun 1876 yang terdiri dari 52 halaman.
Melvil Dewey membagi ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok dengan menggunakan angka-angka pesepuluhan yaitu
000 – 099 Karya Umum (General works)
100 –199 Filsafat (Philosophy)
200 – 300 Agama (Religion)
300 – 399 Ilmu KEmasyarakatan (Social sciences)
400 – 499 Bahasa (Language)
500 – 599 Ilmu pengetahuan murni (Pure sciences)
600 – 699 Ilmu terapan, teknologi (Applied scenes)
700 – 799 Seni, olah raga, hiburan (Art recreation)
800 – 899 Kesusastraan (Literature)
900 – 999 Biografi, ilmu bumi, sejarah (Biography,geography, history)

2.8.4 Penyelesaian Fisik
Penyiapan perlengkapan fisik bahan pustaka berkaitan erat dengan penempata atau penyusunannya di rak. Sehingga penyelesaian fisik bahan pustaka sangat diperlukan untuk memudahkan pustakawan dalam mengorganisir bahan pustaka serta memudahkan pengguana dalam menemukan bahan pustaka yang dibutuhkan.
Menurut buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Peprustakaan Sekolah (1999: 20) yang dimaksud dengan penyelesaian fisik adalah kegiatan pembuatan dan pemasangan kelengkapan fisik bahan pustaka seperti katalog buku, kartu buku, lembar tanggal kembali, dan label atau tanda buku (nomor panggil). Sebelum katalog dibuat maka terlebih dahulu dipersiapkan T-Slip yang berisikan deskripsi bibliografi seperti judul bahan pustaka. T-Slip ini berfungsi sementara, yang berisikan keterangan mengenai buku yang bersagkutan yang ditulis tangan pada kertas ukuran seperti folio.
Keterangan-keterangan tersebut meliputi :
1. Nomor panggil (Call number)
2. Tajuk entri utama
3. Judul yang bertanggung jawab
4. Edisi
5. Publikasi
6. Deskripsi fisik
7. Seri
8. Catatan
9. Nomor standar (ISBN)
10. Jejakan (Tracing)

Setelah pembuatan T-Slip selesai, maka kegiatan selanjutnya adalah pembuatan katalog buku berdasarkan keterangan dari data yang tercantum pada T-Slip.
Menurut Noerhayati Soedibyo dalam bukunya Pengelolaan Perpustakaan jilid 2 (1988: 146-147) keterangan-keterangan yang dituliskan pada katalog adalah sebagao berikut :
a. Nama lengkap (dengan gelar-gelar kebangsawanannya) dari si pengarang, atau yang dianggap pengarang.
b. Judul buku, jika ada judul tambahannya serta edisi.
c. Tempat penerbit dan nama penerbitnya.
d. Tahun terbit atau copy-right date-nya.
e. Jumlah halaman pendahuluan (angka Romawi) dan jumlah halaman isi (angka Arab). Jumlah halaman bisa diganti dengan jumlah jilid yang ada, juka buku itu berjulid.
f. Keterangan-keterangan (notes) seperti : app; digr, graf. illus., tab., dan lain-lain.
g. Keterangan tentang halaman bibliografi.
h. Call-number buku (biasanya ditentukan pada awal proses buku).
i. Nomor stambuk buku (pada pinggir kiri bawah kartu).
j. Tracing.

Menurut Sulityo-Basuki (1993: 336-337) deskripsi data bibliografi dan tanda baca yang memisahkan satu daerang dengan daerah lain adalah sebagai berikut :
Daerah judul dan pengarang :
Judul sebenarnya
= judul sejajar
: judul lain atau anak judul (terdidiri atas judul tambahan atau keterangan judul)
/ pernyataan kepengarangan yang pertama
; pernyataan kepengarangan kedua dan selanjutnya
Daerah edisi
.- pernyataan edisi
/ pernyataan kepengarangan yang pertama sehubungan dengan edisi itu
; pernyataan kepengarangan yang kedua dan selanjutnya, sehubungan dengan edisi yang bersangkutan
Daerah impresum :
.- tempat terbit pertama atau tempat cetak pertama (jika tidak berpengaruh)
; tempat terbit kedua dan selanjutnya, atau tempat cetak kedua dan selanjutnya)
: nama penerbit atau nama percetakan atau nama pencetak
, tahun terbit
Daerah kolasi :
.- jumlah halaman dan/atau jumlah jilid (jika tidak pararaf) : pernyataan ilustrasi
; ukuran
& lampiran dan tambahan
Daerah seri monograf
.- (Pernyataan seri)
: pernyataan anak-seri (sub-seri)
; nomor seri atau anak-seri
; ISSN
Daerah catatan
Daerah ISBN dan harga
.- ISBN (jika tidak berpargraf)
: harga
Kemudian dilanjutkan dengan catatan yang perlu diperhatikan sebagai berikut :
Jika deskripsi bibliografi dibuat berparagraf maka daerah impresum, kolasi, catatan, serta ISBN dan harga tidak diwakili tanda titik, ketukan, dan tanda hubung, dan ketukan. Pola tanda baca yang diberikan pada permulaan pembahasan setiap daerah menunjukkan contoh pelbagai kombinasi unsur.


2.8.4. 1. Pengetikan Katalog
Menurut Noerhayati Sudibyo dalam bukunya Pengelolaan Perpustakaan Jilid 2 (1988: 149-150) cara pengetikan katalog adalah sebagai berikut :
Kartu katalog berukuran 12,5 x 7,5 cm
0) Heading : Dimulai pada garis tik ke-2., 12—spasi dari ujung kiri kartu. Kalau garis tik itu masih belum cukup, maka ia dilanjtkan dibawahnya dan dimulai pada spasi ke-14 ujung kiri kartu.
1) Call Number : Terdiri dari nomor klasifikasi , tiga huruf pertama pengarang dan satu huruf pertama judul. Nomor klasifikasi ditik pada garis ke-3 pada spasi ke-2 dari ujung kiri kartu. Tiga huruf pertama pengarang ditik simetris (sama tengah) dengan nomor klasifikasi. Demikian juga satu huruf pertama judul.
2) Pengarang : Dimulai pada garis tik ke-4;-- 8 spasi dari dari ujung kiri kartu (disebut 1st indention). Kalau garis tik itu tidak cukup, maka diteruskan pada garis tik selanjutnya, tetapi dimulai pada spasi ke-14 dan ujung kiri (disebut 3rd, indention).
3) Judul buku : Dimulai pada garis di bawah pengarang, denga jarak 12 spasi dari ujung kiri (disebut 2nd indention).
4) Sub-judul : denga judul dipisahkan dengan titik koma (;).
5) Edisi : ditempatkan setelah judul, atau sub-judul jika ada.
6) Kota tempat : Ditik setelah edisi dan dipisahkan sejauh 5 spasi dari titik. Jika satu terbit baris itu tidakcukup, maka bisa diteruska pada garis berikutnya dan dimulai pada 1st indention.
7) Kolasi : Ditik dibawah inprint, dimulai pada 2nd indention.
8) Seri buku : Kadang-kadang seri ini tidak ada. Kalau ada ditik dibelakang kolom dalam tanda kurung kecil (…) dan diberi jarak 5 spasi.
9) Notes : Dibuat setelah kolasi, kalau bisa diberu jarak interline. Dimulai pada 2nd indention. Bila garis tik itu tidak cukup diteruskan pada garis berikutnya, pada 1st indention. Setiap notes, harus merupakan paragraph baru, dan dimulai selalu pada 2nd indention.
10) Tracing : Terdiri dari subjek heading; yang diberi nomor angka Arab, dan nama pengarang bersama (joint author) serta kata “Title”, yang dibawa angka Romawi yang menunjukkan kepada pengetik bahwa hahl-hal itu harus dibuat kartunya. Tracing dimulai pada 1st indention, dn bila tidak cukup, harus diteruskan pada garis tik berikutnya, dan dimulai pada 1st indention.
11) No. Stambuk Buku: Ditik sejajar dengan tracing dan sebelah kiri karu katalog.

Contoh cara pengetikan kartu katalog



Dari uraian pembahasan di atas dapat dilihat bahwa pembuatan katalog mempunyai aturan atau pedoman yang dapat dijadikan sebagai petunjuk dalam pembuatan katalog. Tetapi aturan itu tidak mutlak dilaksanakan, tergantung pada perpurpustakaan yang bersangkutan.

2.8.4.2 Pelabelan
Label biasanya berisi tentang nomor kelas buku, tiga huruf nama pengarang, dan satu huruf pertama judul. Pada umumnya label ditempelkan pada punggung sebelah bawah bahan pustaka dengan jarak 2,5 - 3 cm dari tepi bawah bahan pustaka.
Pelabelan adalah pembuatan lebel buku yang tujuannya adalah untuk mempermudah pengguna dalam menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya serta memudahkan pustakawan dalam menysusun dan menyortir bahan pustaka dalam pengorganisirannya di rak.
Menurut Sumardji (1988: 26) dalam bukunya Perpustakaan Organisasi dan Tatakerjanya menyatakan bahwa “Pelabelan ialah kegiatan membuat membuat/menulis nomor penempatan (call number) setiap bahan pustaka pada label tertentu, kemudian menempelkannya pada punggung masing-masing sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan”.
Di samping itu ada kegiatan lain lagi misalnya
a. membuat kartu buku
b. membuat dan menempelkan kantong kartu buku untuk setiap bahan koleksi pada sampul sisi dalam sesuai dengan ketentuan
c. memasukan kartu buku ke dalam setiap kantong buku
d. menempelkan blanko tanggal kembali (due date) pada halaman sebelah sampul belakang

Kelengkapan lainnya yang harus dibuat adalah pembuatan kantung buku dan lembar tanggal kembali. Kantung buku dari kertas tebal dibentuk berupa kantong yang berisi catatan nama pengarang, judul buku, nomor kelas buku. Pada umumnya kantung buku ditempelkan pada halaman bagian depan maupun bagian belakang buku. Di dalam kantong buku terdapat kartu buku yang berisi catatan nama pengarang, judul buku, nomor kelas, nomor induk buku, dan kolom tunggal peminjaman. Kartu buku yang ditempatkan kedalam kantong buku sewaktu-waktu dapat diambil kembali apabila buku dipinjam. Sedangkan lembaran tanggal kembali ditempatkan pada halaman buku bagian depan atau belakang buku sesuai dengan ketentuan perpustakaan yang bersangkutan.

2.8.5. Shelving
Kegiatan pengolahan bahan pustaka monograf yang terakhir adalah penyusunanan buku ke dalam rak. Buku-buku yang telah selesai diproses kemudian diatur menurut nomor kelas dan ditempatkan pada rak buku yeng tersedia. Buku yang berukuran lebih tinggi atau lebar (oversize book) ditempatkan terpisah dari buku yang berukuran biasa. Selain itu, pengaturan buku juga disesuaikan dengan kegunaan masing-masing buku tersebut, misalnya, buku rujukan tidak disatukan dengan buku-buku pelajaran.
Yang dimaksud dengan shelving adalah kegiatan menyimpan koleksi yang telah diolah atau diproses sedemikian rupa diatas sampai selesai berarti sudah menjadi koleksi perpustakaan pada rak-rak buku berdasarkan susunan menurut kelompok dan bidang ilmunya masing-masing maupun menurut nomor penempatan (call number).
Setiap bahan pustaka biasanya disusun menurut nomr kelas yang terdapat pada punggung buku, fungsi dari nomor kelas tersebut sebagai petunjuk tempat dan nomor urut dimana harus ditempatkan di rak terlebih dahulu harus memperhatikan nomor kelas pada masing-masing buku secara rinci mulai dari nomor kelas, tiga huruf tajuk entri utama, satu huruf pertama judul.
Pelaksanaan penyusunan buku di rak dapat dilakukan dengan cara :
1. Buku disusun menurut nomr kelas dari yang terkecil sampai terbesar.
2. Buku disusun menurut aturan secara alfabetis 3 huruf dari tajuk entri utama dan 1 huruf pertama dari judul. Selanjutnya diteruskan dengan urutan nomor maupun huruf lain yang kiranya masih tercantum dalam nomor kelas.
Hal-hal yang perlu diperhatiakan dalam penyusunan buku di rak, antara lain :
 Rak tidak diisi penuh, apabila ada penambahan dan pengembalian buku
dalam subjek yang sama tidak perlu menggeser banyak.
 Menggunakan standar buku agar tidak roboh.
 Buku tidak diletakkan miring, karena akan cepat melepaskan jilidan.
 Tidak disusun berlapis, karena mempersulit pencarian.
 Rak yang dipesan agar mudah digeser atau mudah dipisahkan. Sirkulasi
udara agar baik dalam desain raknya dan mudah dibersihkan.





















BAB III
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA MONOGRAF PADA
PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA
3.1. Gambaran Umum Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah perpustakaan akademik yang dibangun pada tanggal 19 Nopember 1973 dengan nama “Perpustakaan Marah Halim”. Nama ini diambil dari nama pendirinya yaitu H. Marah Halim Harahap, Gubernur KDH Tk. I Propinsi Sumatera Utara pada waktu itu. Perpustakaan IAIN Sumatera Utara diresmikan oleh Menteri Agama RI Prof. DR. H. A. Mukti Ali, di jalan Sutomo No. 1 Medan. Dengan demikian pesatnya perkembangan koleksi perpustakaan dan terbatasnya gedung yang ditempati pada waktu itu, maka pada tanggal 18 Februari 1990, perpustakaan dipindahkan ke Lantai II Mesjid Ulul Albab IAIN Sumatera Utara dan diberi nama “Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Medan”.
Pada mulanya IAIN Sumatera Utara Mengelola 5 (lima) unit perpustakaan, yaitu: Perpustakaan Marah Halim sebagai perpustakaan induk, Perpustakaan Tarbiyah, Perpustakaan Fakultas Syariah, Perpustakaan Fakultas Dakwah, dan Perpustakaan Fakultas Ushuluddin. Perkembangan selanjutnya, perpustakaan-perpustakaan fakultas tersebut dileburkan dan koleksinya disatukan di perpustakaan pusat. Peristiwa ini terjadi pada tanggal 14 Juli 1995 berdasarkan kebijakan Rektor IAIN-SU tertanggal 8 Mei 2995. sejak saat itu IAIN Sumatera Utara hanya memiliki satu perpustakaan utama. Ketika IAIN Sumatera Utara pindah dari Jalan Sutomo ke Jalan Willem ISkandar Psr V Medan Estate (lokal yang sekarang) pada tahun 1995, Perpustakaan IAIN juga dipindahkan dari Lantai 2 Mesjid Ulul Albab di Sutomo ke Lantai 3 gedung perkuliahan Fakultas Tarbiyah di lokasi yang baru tersebut. Dengan semakin meningkatnya jumlah koleksi dan pengguna perpustakaan, yang berarti semakin beratnya daya beban lantai 3 tersebut, maka perpustakaan kemudian dipindahkan ke lantai 1 gedung yang sama pada tahun 1998.
Kemudian pada tahun 2003 Perpustakaan IAIN Sumatera Utara memiliki gedung sendiri berlantai 3 dengan luas keseluruhan 3000 m2. gedung diresmikan oleh Menteri Agama RI, DR. H. Said Agil Munawwar. Dengan pembangunan gedung Pasca Sarjana di Jalan Karya Helvetia untuk melaksanakan pembelajaran bagi mahasiswa program Master (S2), maka dibangun pula perpustakaan cabang yang menempati satu ruang perkantoran di lantai 1.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara terletak berdekatan dengan Fakultas Syariah dan Fakultas Ushuluddin IAIN Sumatera Utara, Jalan Willem Iskandar Pasar V Medan Estate 20371. Akses ke Perpustakaan IAIN Sumatera Utara tidak sulit, sebab selain posisi kampusnya yang berada dekat dengan perguruan tinggi lain, seperti UNIMED, Univesitas Amir Hamzah, banyak kenderaan umum dari berbagai arah yang melintasi dan menuju ke IAIN Sumatera Utara. Gedung perpustakaan terdiri dari 3 tiga lantai yang masing-masing luasnya 1000 m2. Gedung ini selesai dibangun dan mulai ditempati sebagai gedung perpustakaan pada tahun 2003. Adapun komponen-komponen dan bagian-bagian yang terdapat pada masing-masing lantai adalah sebagai berikut :
A. Lantai I
1. Koleksi sirkulasi umum
2. Meja peminjaman dan pengembalian
3. Ruang administrasi tata usaha
4. Gudang
5. Ruang Pengolahan
6. Ruang Pengadaan
7. Ruang pemeliharaan

B. Lantai II
1. Koleksi referensi
2. Tandon
3. Terbitan berkala
4. Skripsi
5. Ruang deposit
6. Ruang pojok kitab kuning
7. Ruang rapat
8. Mushalla
9. Ruang server
C. Lantai III
1. Koleksi American Corner (AMCOR).
2. Layanan umum yang terdiri dari koleksi buku, majalah, jurnal ilmiah, dan akses internet untuk pengguna AMCOR.
3. Ruang Direktur AMCOR.
4. Ruang Public Program untuk kegiatan-kegiatan pembelajaran dan pelatihan mahasiswa.
5. Ruang Pusat Pelatihan Bahasa Inggris (English Language Teacher Training Resource Center).

3.2. Visi dan Misi Perpustakaan
Visi perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah sebagai pusat informasi dan dokumentasi kajian-kajian ilmiah dalam bidang keislaman yang komprehensif dan berkualitas dalam rangka mendukung mandat IAIN Sumatera Utara sebagai center of excellence dan mendukung proses pendidikan.
Dalam rangka mencapai visi yang telah ditetapkan sebagai mana yang telah dituliskan di atas, maka perpustakaan IAIN Sumatera Utara membuat misi-misi sebagai berikut :
1. Menyediakan koleksi tercetak berupa buku dan jurnal ilmiah yang berkualitas dalam kajian-kajian keislaman baik yang diterbitkan di dalam maupun di luar negri untuk mendukung proses pembelajaran.
2. Mengembangkan profesionalisme pustakawan dalam mengelola simber daya informasi perpustakaan dengan memberikan upgrading dan in-service training.
3. Memberikan pelayanan prima kepada pemgguna perpustakaan baik yang berasal dari kalangan mahasiswa, dosen, maupun pengunjung dari luar institusi IAIN Sumatera Utara.
4. Mengimplementasikan sarana dan prasarana teknologi informasi untuk meningkatkan pelayanan ekses informasi koleksi yang lebih mudah dan cepat dengan menyediakan pelayanan internet dan pemanfaatan automasi perpustakaan.
5. Mengembangkan kerjasama dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi dengan lembaga-lembaga yang relevan.

3.3. Peraturan Perpustakaan
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara Memiliki peraturan yang harus diperhatikan dan ditaati oleh penggunanya. Peraturan ini bertujuan untuk memberikan keamanan dan kenyamanan pengguna perpustakaan. Sehingga terciptalah suasana kondusif yang akan memberikan keamanan dan kenyamanan bagi pengguna, staf pegawai, dan pustakawan dalam melakukan kegiatannya masing-masing.
Adapun peraturan yang berlaku di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Tidak boleh merokok dalam ruangan perpustakaan.
2. Dilarang membawa makanan dan minuman ke ruangan perpustakaan.
3. Buku yang boleh dipinjam maksikal 2 buku.
4. Jangka waktu peminjaman buku hanya 1 minggu. Apabila lewat dari hari yang ditentukan tanpa diperpanjang akan dikenakan denda sebesar Rp 300,-/hari.
5. Pengunjung perpustakaan harus berpakaian rapi, tidak boleh memakai sandal dan kaos oblong.

Perpustakaan IAIN Sumatera Utara mempunyai jam layanan/ waktu buka bagi pengguna perpustakaan sebagai berikut :
Hari Pagi Istirahat Siang
Senin s/d Kamis
& Sabtu 08.00-12.00
12.00-13.00 13.00-16.00
Jumat 09.00-11.30 11.30-13.30 13.30-16.00
Sumber : Perpustakaan IAIN Sumatera Utara

Peraturan yang diterapkan oleh Perpustakaan Sumatera Utara sudah tepat karena peraturan tersebut dibuat untuk kenyamanan pengguna yang melakukan kegiatan belajar di perpustakaan. Tetapai jam buka perpustakaan yang telah ditetapkan kurang optimal karena jam istirahat terlalu lama, sehingga pengguna yang ingin meminjam bahan pustaka ke perpustakaan pada jam tersebut tidak dapat dilakukan.

3.4. Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan yang dipilih oleh anggota senat. Kepala Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dibantu oleh seorang wakil kepala perpustakaan yang bertanggung jawab membantu tugas-tugas kepala perpustakaan sehari-hari. Sedangkan untuk melaksanakan tugas-rugas administrasi kepala perpustakaan dibantu oleh seorang Kasubbag Tata Usaha yang membawahi dua orang staf administrasi. Pelaksanaan tugas perputakaan dibagi kedalam beberapa divisi yang dikepalai oleh seorang Koordinator Urusan yang membawahi beberapa orang staf. Divisi tersebut meliputi: bidang pengadaan, pengolahan, pemeliharaan, sirkulasi,dan referensi.
3.5. Koleksi
Koleksi Perpustakaan IAIN Sumetera Utara terdiri dari berbagai jenis bahan pustaka buku dan bukan buku. Koleksi tersebut dikelompokkan menurut jenis koleksi. Adapun koleksi tersebut yaitu :
1. Koleksi sirkulasi umum, merupakan koleksi buku yang dipinjamkan kepada pengguna perpustakaan dengan ketentuan bahwa S1 hanya boleh meminjam maksimal 2 buku untuk maksimal 7 hari. Buku harus dikembalikan ke perpustakaan pada hari ke tujuh peminjaman. Keterlambatan pengembalian koleksi ini akan dikenakan denda sebesar Rp 300,-/buku/hari.
2. Koleksi referensi, yaitu suatu koleksi buku yang berisi informasi ringkas dan umum. Jenis koleksi ini sudah tertentu, misalnya: ensiklopedia, kamus, buku panduan, indeks, abstrak, who’s who, direktori, bibliografi, biografi, atlas, map, buku tahunan, proceeding, statistic, dan lain-lain. Koleksi ini biasanya digunakan untuk tujuan penelitian dan penulisan karya ilmiah atau untuk mendapatkan informasi ringkas dan umum; bukan informasi ilmu pengetahuan yang mendalam sebagaimana layaknya yang terdapat dalam buku teks. Oleh karena itu penggunaan informasi ini dapat dikatakan ‘berat’ dengan artian bahwa setiap orang dapat menggunakan informasi yang sama tanpa memandang disiplin keilmuannya. Mengingat penggunanya yang demikian, koleksi ini tidak boleh dipinjamkan dan hanya diizinkan untuk fotokopi saja.
3. Koleksi tandon berfungsi untuk menjamin ketersediaan (stock) apabila judul tertentu pada koleksi sirkulasi umum telah habis dipinjam oleh pengguna perpustakaan dan belum kembali. Sesuai dengan fungsinya tersebut, maka koleksi tendon, yaitu suatu koleksi buku yang merupakan copy satu dari setiap judul buku yang ada di perpustakaan, diletakkan berdekatan dengan koleksi referensi dan tidak diperbolehkan untuk dipinjam pulang.
4. Koleksi terbitan berkala merupakan karya cetak yang terbit secara reguler baik harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Yang dimaksud pada terbitan berkala ini adalah: surat kabar, jurnal ilmiah, majalah, brosur, dan lain-lain.
5. Koleksi skripsi, merupakan kumpulan tugas akhir mahasiswa S1 yang akan menyelesaikan pendidikannya di IAIN Sumatera Utara. Adapun koleksi skripsi yang ada di perpustakaan saat ini berasal dari masing-masing fakultas yang ada di IAIN Sumatera Utara, meliputi Fakultas Ushuluddin, Tarbiyah, Dakwah, dan Syariah sejak tahun 1995 sampai 2003. sejak tahun 2003 Perpustakaan IAIN Sumatera Utara tidak lagi menerima skripsi dari mahasiswa.
6. Koleksi depositmerupakan karya-karya dosen IAIN Sumatera Utara berupa laporan hasil penelitian, makalah dan diktat serta buku ajar perkuliahan. Koleksi ini hanya untuk dibaca di tempat dan tidak dipinjamkan. Koleksi ini juga lazim disebut grey literature.
Sedangkan menurut jumlahnya, keadaan koleksi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah sebaga berikut :
No Jenis Koleksi Jumlah Judul Eksemplar/Copy
1 Buku 54.644 24.1324
2 Karya ilmiah 5.114 5.233
3 Terbitan berseri 784 7.745
4 Surat kabar 7 2.736
5 Elektronik jurnal 1
6 DVD 20 20
7 CD 15 15
8 Kaset 5 5
9 Jurnal ilmuah luar negeri 4 40
Jumlah 60.597 257.126
Jumlah pengguna Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sekitar 5932 orang dengan jumlah pengguna 60.592 judul dan 257.126 eksemplar. Jika dibandingkan jumlah kolesi dengan jumlah pengguna maka perbandingannya sekitar 1:9. Angka tersebut menunjukkan bahwa koleksi perpustakaan kurang memadai dalam memenuhi kebutuhan pengguna karena menurut standar perguruan tinggi jumlah koleksi perpustakaan minimal 1: 15 dengan jumlah pengguna. Dengan demikian Perpustakaan IAIN Sumatera Utara perlu menambah koleksi bahan pustaka supaya kebutuhan informasi pengguna dapat terpenuhi sesuai dengan standar perpustakaan perguruan tinggi.

3.6. Pengolahan Bahan Pustaka Bahan Pustaka Monograf
Pengolahan bahan pustaka monograf di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah dilakukan dengan baik sesuai dengan proses dan standar pengolahan yang dilakukan pada umumnya di perpustakaan-perpustakaan lain. Proses pengolahan pustaka dimulai setelah buku masuk ke perpustakaan kemudian langsung dibawa ke bagian pengadaan untuk dilakukan pengecekan.
Setelah bahan pustaka monograf selesai di perikasa, maka kegiatan selanjutnya adalah inventarisasi bahan pustaka kedalam buku induk yang telah disediakan oleh bagian pengadaan sendiri. Setelah selesai diinventarisasi, bahan pustaka dibawa ke bagian pengatalogan untuk dilakukan proses pengolahan selanjutnya. Adapun kegiatan-kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan di bagian pengatalogan yaitu penentuan tajuk subjek, klasifikasi, pembuatan deskripsi bibliografi, dan penyelesaian fisik. Kegiatan selanjutnya adalah penyususnan buku ke rak (shelving).
Pengolahan bahan pustaka di Peprustakaan IAIN Sumatera Utara bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam proses temu balik informasi melalui titik akses yang telah dibuat menurut standar yaitu, pengarang, judul, dan subjek dalam bentuk katalog berabjad dengan menggunakan kartu katalog dan katalog berbasis pangkalan data komputer yang menggunakan perangk lunak CDS/ISIS. Sedangkan program yang digunakan dalam katalogisasi adalah OPAC (Online Public Access Catalogue).
Kartu katalog tidak pernah digunakan pengguna lagi karena telah tersedia OPAC, meskipun katalog tersebut hanya dapat diakses di dalam ruangan Peprpustakaan saja melaluai terminal-terminal komputer yang disediakan. Maksudnya adalah OPAC tidak disediakan pada situs web Perpustakaan IAIN Sumatera Utara, sehingga tidak dapat diakses secara global. Oleh karena itu, pengguna yang tidak berada di perpustakaan tidak dapat mengetahui koleksi bahan pustaka yang tersedia di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara.
Penulis akan memaparkan lebih lengkap proses pengolahan bahan pustaka yang dilakukan pustakawan Perpustakaan IAIN Sumatera Utara berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara.

3.7. Inventarisasi
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara melakukan inventarisasi bahan pustaka setelah bahan pustaka masuk ke perpustakaan. Kegiatan inventarisasi dilakukan oleh bagaian pengadaan. Kegiatan ini sangat penting dilakukan untuk mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu kegiatan inventarisasi juga perlu dilakukan untuk memeriksa bahan pustaka yang diterima apakah dalam keadaan rusak atau tidak.
Sebelum bahan pustaka dicatat kedalam buku induk, maka terlebih dahulu membuat nomor induk buku. Nomor induk buku tidak pernah sama dengan buku lain walaupun seluruh deskripsi fisik buku tersebut sama, karena setiap 1 eksemplar buku dibuat satu nomor induk yang berbeda.
Pembuatan nomor induk bahan pustaka dilakuakan berdasarkan jumlah bahan pustaka yang terdaftar. Hal ini dilakukan untuk menghindari nomor induk ganda. Setiap bahan pustaka masuk ke perpustakaan akan dilanjutkan dengan nomor urut induk selanjutnya menurut nomor induk bahan pustaka sebelumnya.
Setelah selesai membuata nomor induk buku, maka kegiatan selanjutnya adalah pencatatan bahan pustaka kedalam buku inventaris atau buku induk. Adapun format buku induk Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dapat dilihat pada halaman selanjutnya.
Kegiatan selanjutnya adalah pengecapan stempel inventarisas perpustakaan. Perpustakaan IAIN Sumatera Utara mempunyai dua stempel inventaris, yaitu stempel tanda kepemilikan perpustakaan dan stempel informasi mengenai tangggal barepa buku diterima, nomor induk buku, dan asal buku. Hal ini dilakukan untuk mengetahui lebih jelas mengenai informasi dari suatu bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Inventarisasi bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara komputerisasi supaya keamanan data koleksi bahan pustaka dapat terlindungi apabila terjadi kerusakan pada buku induk koleksi perpustakaan.

3.8 Katalogisasi
Katalogisasi merupakan proses penentuan deskripsi bibliografi bahan pustaka. Perpustakaan IAIN Sumatera Utara melakukan katalogisasi bahan pustaka untuk memudahkan pengguna dalam proses temu balik informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara melakukan proses katalogisasi dengan berpedoman kepada alat bantu yang biasa digunakan dalam penentuan deskripsi bibliografi, yaitu AACR II (Anglo American Kataloging Rules II). Pembuatan katalog di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah berkembang daru manual (menggunakan kartu katalog) menjadi berbasis data komputer yang disebut dengan Sistem Pangkalan Data SIMPus 3.0 (Sitem Informasi Manajemen Perpustakaan). Sedangkan perangkat lunaka yang digunakan adalah CDS/ISIS. Sehingga sekarang pengolahan bahan pustaka di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah menerapkan sistem pangkalan data berbasis komputer.
Sebelum data deskripsi fisik buku di input ke database, kegiatan yang terlebih dahulu dilakukan adalah mengisi lembar kerja pangkalan data buku.
NOMOR REGISTRASI [a] [R] ^a %S/D^a
JUMLAH EKSEMPLAR ^a
BADAN PEMILIK [ a b ] ^a
NOMOR SORTIRAN [ a ] [ R ] ^a
PENGARANG UTAMA [ a b ] ^a
ENT.UTAMA BADAN KORP. [ a b ] ^a
ENT.UTAMA NAMA PERT. [ a n d c ] ^a
JUDUL [ a b c ] ^a

EDISI/ CET [a b ] ^a ^b
IMPRESUM [ a b c ] ^a ^b ^c
JUDUL SERI ^a
KOLASI [ a b c d ] ^a ^b ^c
CATATAN UMUM [ a b ] ^a ^b
NO. KELAS DDC [ a ] ^a
NO. PANGGIL SETEMPAT [ l a b ] ^a ^a ^b
EDITOR ^a
PENERJEMAH ^a
ENTRI TAMB. SUBJEK [ a x y z ] ^a
KATA KUNCI [ a b ] ^a
TANGGAL /KODE OPERATOR
NO. DOKUMEN

Setelah lembar kerja pangkalan data buku di atas diisi dengan lengkap sesuai dengan informasi yang terdapat pada buku yang akan dikatalog, maka data deskripsi yang ada dalam lembar kerja siap di input ke dalam database. Proses input data harus sesuai dengan aturan-aturan dan perintah program CDS/ISIS. Kalau proses input data tidak sesuai dengan perintahnya, maka akan terjadi kesalahan (error) sehingga informasi yang diinput tidak dapat ditelusuri dalam database. Selain itu jika terjadi kesalahan dalam proses input data program tidak bisa dijalankan kecuali kembali ke awal.
Proses katalogisasi sudah dilakukan dengan baik karena Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah menggunakan perangkat lunak pengatalogan CDS/ISIS yang dibuat oleh UNESCO. Pustakawan yang melakukan proses input data kedalam komputer harus lebih cermat dan teliti supaya tidak terjadi kesalah sehingga proses intri data kedalam komputer dapat dilakukan dengan tepat.

3.8.1. Penentuan Tajuk Entri Utama
Tajuk entri utama ditentukan sesuai dengan bahan pustaka yang akan di indeks. Hal ini dapat ditentukan apakah bahan pustaka tersebut merupakan karya perorangan, kolompok, dan badan korporasi/ lembaga pemerintah atau sewasta.
Tajuk entri utama terdiri atas tiga bagian yaitu :
1. Nama Pengarang
2. Judul
3. Badan Korporasi
Penulisan tajuk entri utama pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara yaitu menuliskan tiga huruf pertama pada nama pengarang setelah ditetapkan sebagai tajuk entri utama. Tiga huruf pertama tersebut didahului dengan huruf besar pada huruf pertama. Setelah itu satu huruf pertama pada judul dan dirulis dengan huruf kecil.
Tajuk entri utama pada karya pengarang tunggal adalah berada pada pengarang. Demikian juga karya pengarang ganda yang tidak lebih dari tiga tajuk entri utama tetap pada pengarang. Pengarang yang dijadikan sebagai tajuk entri utama adalah pengarang yang lebih besar partisipasinya dalam membuat karya tersebut, biasanya pengarang yang namanya pertama tertulis pada karya.
Sedangkan tajuk entri utama pada badan korporasi ditetapkan pada badan korporasi itu sendiri. Sebelum menulis nama badan korporasi sebagai tajuk entri utama terlebih dahulu menulis dimana tempat (negara atau kota) kerya itu diterbitkan.
Penentuan tajuk entri utama pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah memenuhi standar dengan berpedoman pada alat bantu yang digunakan dalam menentukan tajuk entri utama, yaitu AACR II. Sehingga penentuan tajuk entri utama dapat dilakukan dengan baik dan tepat.

3.8.2. Deskripsi Bibliografi
Pembuatan deskripsi bibliografi perlu dilakukan karena deskripsi bibliografi dapat digunakan sebagai alat temu balik informasi. Proses pembuatan deskripsi bibliografi harus berpedoman pada standar yang telah diakui secara nasional maupun internasional.
Dalam proses pembuatan deskripsi bibliografi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah berpedoman pada standar internasional yaitu AACR II. Pembuatan deskripsi bibliografi dilakukan supaya dapat membantu pengguna dalam melakukan temu balik informasi. Pembuatan deskripsi bibliografi dilakukan untuk dicatat kedalam kartu katalog.
Sebelum pembuatan kartu katalog dilakukan deskripsi bibliografi dicatat pada T- Slip yang telah disediakan. Data-data yang dicatat pada T-Slip adalah seluruh informasi yang mengangkut deskripsi fisik bahan pustaka sesuai dengan ketentuan yang terdapat pada AACR II.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara membuat 3 (tiga) kartu katalog yang terdiri dari kataog pengarang, katalog judul, dan katalog subjek. Pembuatan kartu tatalog pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah dilakukan dengan baik sesuai dengan pedoman standar AACR II, yaitu terdiri dari tajuk entri utama, judul dan yang bertanggung jawab, edisi, publilikasi, dsksripsi fisik, seri, catatan, dan nomor standar.

3.8.3. Penentuan Tajuk Subjek
Penetuan tajuk subjek yang dilakukan oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah berpedoman pada standar nasional, yaitu Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Edisi 5. Pedoman tajuk subjek ini digunakan karena sampai saat ini pedoman tajuk subjek yang tersedia di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara hanya Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Edisi 5.
Koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan IAIN Sumatera Utara lebih dominan pada koleksi Agama Islam karena Perpustakaan IAIN Sumatera Utara adalah lembaga yang bernaung di bawah induknya yaitu IAIN Sumatera Utara yang merupaka perguruan tinggi berbasiskan Agana Islam. Dengan demikian sejau ini kataloger belum menemui kendala dalam proses katalogisasi bahan pustaka, karena yang dikatalog adalah kebanyakan bahan pustaka yang diterbitkan di Indonesia.

3.9. Klasifikasi
Seluruh bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah diklasifikasi dan telah ditetapkan nomor kelasnya dengan spesifik. Klasifikasi bahan pustaka dilakukan untuk memudahkan pengguna dalam menemukan informasi yang dibutuhkan di Perpustakaan IAIN Sumatera Utara. Selain itu klasifikasi juga perlu dilakukan untuk memudahkan pustakawan dalam menyusun dan mengorganisir bahan pustaka di Perpustakan IAIN Sumatera Utara.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah menggunakan standar internasional dalam melakukan klasifikasi bahan pustaka yaitu DDC 20. Walaupun pedoman yang digunakan dalam klasifikasi bahan pustak bukan edisi terbaru tetapi klasifikasi bahan pustaka dapat dilakukan dengan baik.

3.9.1. Notasi Klasifikasi
Dalam menentukan notasi klasifikasi Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah menggunakan DDC-20. Notasi klasifikasi dibuat spesifik sesuai dengan subjeknya. Hal ini dilakukan untuk membantu pengguna dalam menemukan informasi yang cepat dan tepat sesuai dengan informasi yang dibutuhkan.
Khusus bahan pustaka yang subjeknya Agama Islam Perpustakaan IAIN Sumatera Utara menggunakan Klasifikasi Islam dengan perluasan dari notasi 297 DDC yang telah dibakukan dengan SKB Menteri Agama dan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.: 159/1987 dan No.: 0543C/1987 tentang Klasifikasi Islam 2X0 – 2X9. Pembagian notasi klasifikasi tersebut adalah sebagai berikut :
No Nomor Klasifikasi Subjek
1 2X0 Islam Umum
2 2X1 Al-Qur’an dan Ilmu yng Berkaitan
3 2X2 Hadist dan Ilmu yang Berkaitan
4 2X3 Aqaid dan Ilmu Kalam
5 2X4 Fiqih
6 2X5 Akhlak dan Tasauf
7 2X6 Sosial dan Budaya
8 2X7 Filsafat dan Perkembangan
9 2X8 Aliran dan Sekte
10 2X9 Tarikh dan Biografi
Sumber : Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Selain notasi klasifikasi di atas Perpustakaan IAIN Sumatera Utara juga menggunakan notasi klasifikasi DDC 20 yaitu :
No Nomor Klasifikasi Subjek
1 000 Karya Umum
2 100 Filsafat
3 200 Agama
4 300 Ilmu Sosial
5 310 Ilmu Statistik
6 320 Ilmu Politik
7 330 Ilmu Ekonomi
8 340 Ilmu Hukum
9 350 Administrasi pemerintah dan militer
10 360 Ilmu Patologi dan Pelayanan sosial
11 370 Ilmu pendidikan
12 380 Ilmu perdagangan
13 390 Adapt istiadat
14 400 Ilmu bahasa
15 500 Ilmu murni
16 600 Ilmu terapan
17 700 Ilmu kesenian dan olah raga
18 800 Ilmu kesustraan
19 900 Ilmu sejarah, biografi dan geografi
Sumber : Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara membuat notasi klasifikasi bahan pustaka sesuai dengan standar karena telah berpedoman pada alat bantu klasifikasi DDC-20.


3.10. Penyelesaian Fisik
Pembuatan deskripsi fisik pada perpustakaan IAIN Sumatera Utara terdiri diri pembuatan T-Slip, kantung buku, kartu buku, slip peminjaman, dan pelabelan.

3.10.1. Pembuatan T- Slip
T-Slip adalah deskripsi bibliografi bahan pustaka yang ditambah dengan jejakan (Tracing). Sebelum dilakukan pembuatan kartu katalog kegiatan pertama yang dilakukan adalah membuat T-Slip.
Pada dasarnya T-Slip sama dengan kartu katalog karena informasi yang terdapat pada T-Slip dan Kartu katalog berasal dari deskripsi fisik dari bahan pustaka. Yang membedakan adalah jejakan, nomor panggil dan jenis kartu katalog apakah kartu katalog pengarang, judul atau subjek. Karena pada T-Slip itu tidak dicantumkan.

3.10.2. Kantung Buku
Kantung buku ini berfungsi sebagai tempat kartu buku. Kantung buku diltempelkan tepat dibelakan buku. Format kantong buku pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dapat dilihat sebagai berikut :

3.10.3. Kartu Buku
Kartu buku brfungsi sebagai tanda pengenal buku. Sebelum buku dipinjam kartu buku terdapat di dalam kantung buku. Ketika buku dipinjam oleh pengguna kartu buku dikeluarkan dari kantung buku dan diserahkan kepada bagian peminjaman sebagai pertinggal bahwa buku tersebut sedang dipinjam. Kartu buku ditulis timbal balik. Format kartu buku dapat dilihat sebagai berikut :




PERPUSTAKAAN
IAIN SUMATERA UTARA MEDAN
No. KLAS No. INDUK BUKU
………………. ……………………..
JUDUL : …………………………………
…………………………………
PENGARANG : ………………………………...
………………………………..
No. Anggota Tanggal Kembali










3.10.4. Slip Peminjaman
Slip pengmbalian berada dalam kantung buku. Meskipun buku dipinjam slip pengembalian tetap dimasukkan kedalam kantung buku. yang perlu ditulis pada slip peminjaman adalah tanggal buku dikembalikan.


3.10.5. Pelabelan
Kegiatan terakhir dalam pengolahan bahan pustaka adalah pembuatan label buku. Label buku mendeskripsikan isi dari buku. Oleh karena itu pengguna perpustakaan dapat mengidentifikasi den menemukan buku yang sesuai dengan melihat label yang terdapat pada buku. Label buku dilekatkan 2,5 cm pada bagian bawah buku.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara membuat label buku yang terdiri dari :
- Jenis koleksi, yang dilambangkan dengan jenis huruf, yaitu R = koleksi referensi, T = koleksi tendon, dan U = koleksi buku teks.
- Nama lembaga induk perpustakaan, yaitu IAIN
- Sumatera Utara yang disingkat dengan IAIN-SU.
- Nomor klas.
- Tiga huruf pertama dari nama pengarang ditulis dengan huruf besar pada huruf pertama.
- Satu huruf pertama pada judul
- Jumlah eksemplar buku yang dibuat dengan tanda C1, C2 dan copy selanjutnya.

Perpustakaan IAIN Sumatera Utara sudah mebuat label buku dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari label buku yang terdiri dari unsur-unsur yang terdapat pada label buku yaitu jenis penanda bahan koleksi, nomor klas, tiga huruf pertama nama pengarang, satu huruf pertama dari judul, dan jumlah eksemplar. Dengan adanya label pada punggung buku pengguna dapat menelusur informasi dengan cepat dan tepat sesuai dengan yang dibutuhkan.

3.11. Shelving
Setelah pembuatan label buku selesai kegiatan selanjutnya adalah penyusunan bahan pustaka di rak (shelving). Bahan pustaka ditempatkan sesuai dengan nomor klas yang telah ditentukan oleh pustakawan pada masing-masing rak.
Perpustakaan IAIN Suamtera Utara menyusun buku hanya berdasarkan nomor klas induknya. Contohnya : jika pada satu rak ditetapkan nomor klas 100, maka semua bahan pustaka yang nomor klasnya 100 disusun dirak tersebut tanpa mengurutkan nomor panggil yang ada dalam punggung buku, sehingga sangat sulit bagi pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang dibutuhkannya.
Perpustakaan IAIN Sumatera Utara menggunakan rak 2 sisi sebagai tempat penyusunan bahan pustaka. Penyusunan buku di rak digabung antara koleksi referensi, koleksi umum (teks) dan koleksi tendon.
Penyusunan bahan pustaka pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara dilakukan oleh pengguna sendiri. Maksudnya setiap pengguna yang mengeluarkan buku dari rak harus mengembalikannya ke rak semula.
Penyusunan rak buku juga kurang tertata dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari penempatan rak buku yang tidak dijajarkan dengan lurus, sehingga keadaan ini kurang menarik untuk dilihat. Oleh karena itu pengguna yang datang ke perpustakaan untuk belajar kurang nyaman dan cenderung merasa bosan.



















BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.2. Kesimpulan
Berdasarkan urain yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya, maka penulis membuat beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses pengolahan bahan pustaka pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara
adalah Sebagai berikut :
a. Melakukan inventarisasi bahan pustaka yang baru masuk ke perpustakaan dengan mencatan data deskripsi fisik buku kedalam buku induk serta pemberian stempel inventaris dan stempel kepemilikan perpustakaan pada bahan pustaka.
b. Melakukan katalogisasi bahan pustaka yang terdiri dari : penentuan tajuk entri utama, pembuatan deskripsi bibliografi, dan penentuan tajuk subjek.
c. Penetuan notasi klasifikasi bahan pustaka.
d. Penyelesain fisik yang terdiri dari : pembuatan T-Slip, kartu buku, kantong buku, dan kartu peminjaman.
e. Pembuatan label buku yang terdiri dari : satu huruf penanda jenis koleksi bahan pustaka, nomor klas, tuga huruf pertama nama pengarang, satu huruf pertama judul, dan jumlah eksemplar.
f. Penyusunan buku ke rak (shelving). Penyusunan buku di rak (shelving) kurang tertata dengan baik karena penyusunan buku tidak diurutkan dari nomor klas yang paling kecil hingga nomor klas yang paling besar.
2. Perpustakaan IAIN Sumatera Utara menggunakan alat bantu dalam melakukan pengoalahan bahan pustaka, sehingga pengolahan bahan pustaka dapat dilakaukan dengan baik. Adapun alat bantu yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Inventarisasi bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara komputerisasi supaya apabila terjadi kerusakan pada buku induk, data koleksi bahan pustaka dapat terlindungi.
b. Proses katalogisasi dalam penentuan tajuk entri utama dan tajuk entri tambahan serta pembuatan deskripsi bibliografi pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara berpedoman pada standar Internasional yaitu AACR II. Oleh karena itu proses katalogisasi pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara telah dilakukan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan menurut standar yang berlaku sacara internasional.
c. Penentuan tajuk subjek pada Perpustakaan IAIN Sumatera Utara menggunakan pedoman standar yang berlaku secara nasional yaitu Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia edisi 5 tahun 1995.
d. Proses penetuan notasi klasifikasi yang pada Perpustakaan Sumatera Utara telah sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku karena telah berpedoman pada standar yang berlaku secara internasional yaitu DDC 20.
3. Sejauh ini Perpustakaan IAIN Sumatera Utara belum menemukan kendala dalam melakukan pengolahan bahan pustaka.

4. 2. Saran
Berdasarkan dari kesimpulan di atas, maka penulis meberikan saran sebagai berikut :
1. Inventarisasi bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara komputerisasi supaya informasi mengenai data staistik koleksi bahan pustaka dapat terlindungi apabila terjadi kerusakan pada buku induk.
2. Dalam penentuan tajuka subjek bahan pustaka sebaiknya Perpustakaan IAIN
Sumatera Utara tidak hanya menggunakan Daftar Tajuk Subjek Perpustakaan Nasional Republik Indonesia saja, tetapi juga menggunakan LCSH (Library of Congress Subject Heading).
3. Penggunaan DDC 20 dalam menetukan notasi klasifikasi sebaiknya diganti
dengan edisi terbaru yaitu DDC 22.
4. Sebaiknya penyusunan bahan pustaka diurutkan mulai dari nomor yang paling kecil hingga nomor yang baling besar.
5. Sebaiknya penyusunan bahan pustaka ke rak dilakukan oleh pustakawan sendiri supaya susunan bahan pustaka di rak tetap rapi sesuai dengan penempatan nomor klasnya.


DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi dan Kebudayaan. 1997. Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Depdikbud.

------------------------------------------------. 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Depdikbud

Eryono, Muh. Kailani. 1993. Pengolahan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.

Lasa, H.S. 1994. Petunjuk Praktis Pengelolaan Perpustakaan Mesjid dan Lembaga Islamiyah. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

Perpustakaan Nasional RI. 1999. Pedoman Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Perpustakaan Nasional RI.

Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta : Djambatan

Soedibyo-Noerhayati, Rysina. 1987. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 1. Bandung : Alumni.

-----------------------------------. 1988. Pengelolaan Perpustakaan Jilid 2. Bandung : Alumni.

Solistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Sumardji, P. 1998. Perpustakaan Orgnaisasi dan Tatakerjanya. Yogyakarta: Kanisius

Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka