Senin, 24 Mei 2010

Pengantar Manajemen Organisasi (Bag.II)

Visi dan Misi
Suatu visi adalah suatu perjalanan kejiwaan dari hal yang kita kenal ke arah yang tidak kita kenal. Seperti apa keadaan organisasi lima tahun lagi? Apa yang akan kita peroleh bila kita menggunakan sedikit imajinasi, dan mengesampingkan semua rintangan untuk sementara? Siapa atau apa yang menghalangi impian kita menjadi kenyataan? Bagaimana kita mengatasi rintangan-rintangan itu? Bagaimana kita dapat membangun kepercayaan dalam diri kita sendiri dan dalam orang lain?Bervisi (visioning) tidak dibatasi oleh investigasi kemungkinan secara ilmiah, tetapi juga merangsang citra kejiwaan, fantasi dan intuisi, memberanikan kita menjelaskan sasaran kita dan memperkuat keyakinan atas kemampuan kita untuk mencapai sasaran. Jika suatu visi akan direalisasikan, kita harus bekerjasama untuk mewujudkannya. Partisipasi penting untuk mencapai identifikasi. Tiap hari kita membuat pilihan besar dan kecil. Kita kan bertindak intuitif yang akan mengarahkan ke sasaran hanya jika nilai-nilai internal dan perilaku eksternal kita bersesuaian. Jadi suatu konsensus tentang tujuan kita dalah suatu prasyarat untuk terpeliharanya keteguhan hati selama masa-masa sulit (Hagemann, 1993: 7).Visi dapat dipersamakan dengan tujuan organisasi ketika tujuan itu dipahami sebagai keadaan yang dikehendaki pada masa yang akan datang yang senantiasa dikejar oleh organisasi agar dapat direalisasikan. Tujuan atau visi biasanya dipengaruhi oleh tujuan para eksekutif puncak dan dewan direktur amupun bawahan (rank and life). Bahkan kadang-kadang lebih baik ditentukan melalui kondisi perundingan yang aman dan damai, tetapi tidak jarang pula didahului dengan persaingan kekuatan antara berbagai divisi di dalam organisasi (Etzioni, 1985: 9).Dengan demikian visi adalah keadaan masa depan yang menjadi sasaran sebagian besar sarana organisasi dan tanggung jawab para partisipan di bidang organisasi yang mempunyai prioritas tinggi. Visi biasanya dimulai dengan awalan “ter”, seperti “terwujudnya”, “terciptanya”, “tercapainya”, dan seterusnya. Visi biasanya dikemukakan secara umum atau general, dan terkadang dengan nada idealis tetapi indikasi-indikasinya dapat dijabarkan dan diukur. Visi tidak boleh dibuat terlalu ideal, sehingga tidak memungkinkan untuk dicapai. Visi ini kemudian digambarkan lewat “misi”. Suatu organisasi harus menjelaskan misi tersebut ke dalam tujuan-tujuan organisasi, baik tujuan jangka pendek, menengah, atau jangka panjang (Pranoto & Suprapti, 2003: 19). Tanpa dijelaskan ke dalam tujuan-tujuan yang jelas, maka organisasi tidak akan mengetahui ke arah mana akan melangkah.Misi suatu organisasi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi, ia merupakan maksud khas dan mendasar yang membedakannya dengan organisasi lain dan bertujuan mengidentifikasi ruang lingkup cakupan organisasi tersebut. Ada beberapa hal yang menjadi dasar pentingnya suatu misi organisasi, yaitu: Misi merupakan wujud dasar filsafat para pembuat keputusan strategik (pimpinan),· Misi merupakan cerminan konsep diri organisasi,·Misi dimaksudkan untuk menunjukkan bidang-bidang pokok garapan organisasi, dan·Misi merupakan penentuan sasaran-sasaran yang akan digarap oleh suatu organisasi (Handoko, 1995: 108).Dalam penentuan misi hal-hal yang perlu diperhatikan adalah in put (masukan), proses, out put (hasil), out come (pengaruh), dan benefide (pengembangan). Ketika menuliskan misi, biasanya dimulai dengan awalan “me”, seperti “mengadakan”, “melaksanakan”, “menjalankan”, “menanamkan”, “melakukan”, dan sebagainya. Sejalan dengan hal di atas, dapat dikemukakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi penetapan suatu misi organisasi adalah faktor internal (dari dalam organisasi; apa yang menjadi sumber kekuatan organisasi tersebut baik sumber daya manusia (SDM) maupun sumber daya alam (SDA) dan fasilitas pendukung lainnya) dan faktor internal (lingkungan di mana organisasi itu berada dan pengaruh perubahan teknologi, dinamisnya masyarakat, dan sebagainya). Beberapa tokoh menyebutkannya sebagai analisis terhadap strenght, weakness, opportunity, dan threat (SWOT).
Analisis SWOT
Analisa SWOT berarti analisa terhadap strenght (kekuatan), weakness (kelemahan), opportunity (peluang) dan threat (tantangan). Kekuatan dan kelemahan merupakan faktor-faktor yang dari atau yang berada dalam suatu organisasi, sedangkan peluang dan tantangan adalah hal-hal yang dilihat atau yang datang lebih banyak berasal dari luar organisasi. Organisasi tumbuh dalam lingkungan luar (eksternal environment), itu tidak dapat dipungkiri. Oleh karena itu setiap keputusan mengenai pemanfaatan sumber daya manusia hendaknya memperhitungkan setiap faktor lingkungan. Untuk itu seorang manajer harus selalu memperhatikan setiap perubahan lingkungan yang memberikan tantangan-tantangan baru. Tantangan-tantangan baru itu akan menekan tingkat penyesuaian terhadap karyawan, sehingga karyawan bisa saja “incapaticated” atau tidak bisa berbuat apa-apa, akhirnya tingkat pengetahuan karyawan menjadi “usang”,artinya mereka tidak dapat menerima wawasan baru dan kecenderungan, dan akhirnya mandeg pada tahap yang sukar dapat mengikuti perkembangan zaman (Sunyoto, 1994: 25). Berbagai tantangan dari luar yang sering dihadapi organisasi mencakup perubahan teknologi, peraturan pemerintah, faktor sosial budaya, pasar tenaga kerja, kondisi perekonomian, faktor-faktor geografik, demografik, kegiatan mitra dan pesaing.Seorang manajer sumber daya manusia atau personalia organisasi hendaknya selalu: pertama, memonitor lingkungan, yaitu pengamatan yang cermat dan terus-menerus dari setiap perubahan yang terjadi pada lingkungan dan mencari sumber informasi yang tepat dan dapat dipercaya; kedua, mengevaluasi dampak perubahan, yakni mengevaluasi besar kecilnya kadar perubahan lingkungan yang terjadi dan seberapa besar pengaruhnya terhadap organisasi; ketiga, mengambil tindakan yang sifatnya proaktif, yaitu mengambil inisiatif dan persiapan terhadap terjadinya perubahan lingkungan yang terjadi; keempat, mencari umpan balik, maksudnya memanfaatkan setiap tantangan menjadi suatu peluang bagi organisasi (Sunyoto, 1994: 26-27). Dengan demikian, dalam menentukan visi, misi, strategi dan program harus secara cermat mempertimbangkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan yang ada dan mungkin ada. Dengan demikian, visi yang ditetapkan tidak terlalu ideal, sebab jika terlalu ideal kemungkinan tidak akan dapat diukur atau dicapai secara maksimal. Jika visi sangat ideal, maka akan berimbas kepada penetapan misi, strategi pencapaian tujuan, maupun program kegiatan yang dicanangkan. Di sisi lain, perlunya memperhatikan SWOT tidak terlepas dari keadaan sumber daya-sumber daya yang akan digunakan ketika akan mengadakan suatu kegiatan. “Jangan-jangan sumber daya yang dimiliki tidak memungkinkan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan”.
Penentuan Tujuan
Setelah visi dan misi suatu organisasi ditetapkan, maka langkah selanjutnya yang harus ditentukan adalah tujuan. Tujuan merupakan suatu hasil akhir; titik akhir; atau segala sesuatu yang akan dicapai. Dengan demikian, tujuan organisasi dapat dipahami sebagai suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan di mana organisasi bermaksud merealisasikannya. Tujuan organisasi dapat juga dikatakan sebagai pernyataan tentang keadaan yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya. Dari pengertian tujuan organisasi di atas dipahami bahwa tujuan haruslah sesuatu yang diinginkan di masa datang. Maksudnya, keadaan yang diinginkan itu belum ada atau belum didapatkan pada saat tujuan ditentukan. Oleh karena itu, ketika suatu tujuan terpenuhi dapat saja diganti, ditambah atau diperluas cakupannya. Tujuan suatu organisasi boleh saja lebih dari satu atau yang disebut “serba tujuan”, gunanya bila tujuan banyak secara otomatis akan membutuhkan tenaga ahli untuk mencapainya. Di samping itu, jika organisasi memiliki banyak tujuan akan ada pilihan-pilihan dan dapat memberikan motivasi bagi unit-unit yang terlibat di dalamnya. Tujuan dalam suatu organisasi antara lain berfugsi sebagai: (1) pedoman bagi kegiatan, maksudnya dengan adanya tujuan maka kegiatan organisasi akan jelas arahnya. Tepat sekali ungkapan: “Kapal tanpa tujuan akan terombang-ambing di tengah lautan”; (2) sumber legitimasi, maksudnya segala kegiatan yang dilaksanakan akan dianggap sah ketika ia berjalan menuju tujuan yang telah ditentukan; (3) standar pelaksanaan, maksdunya segala kegiatan akan diukur keberhasilan atau kegagalannya bila tercapai atau tidaknya tujuan; (4) sumber motivasi, maksudnya tujuan bisa menjadi pendorong bagi orang-orang yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut; (5) mengembangkan tugas dan tanggung jawab. Paling tidak ada 3 (tiga) cara menentukan tujuan, yaitu: pertama, ditentukan secara formal melalui pemungutan suara; kedua, ditentukan oleh beberapa orang (pimpinan puncak dan pimpinan di bawahnya); ketiga, ditentukan oleh pimpinan puncak atau pengelola organisasi. Pada saat penentuan tujuan organisasi ada beberapa faktor yang mungkin akan mempengaruhinya: a) departemen atau bagian organisasi; b) kepribadian si penentu tujuan; c) kekuatan lingkungan eksternal.Laba atau keuntungan bukanlah tujuan, tetapi suatu produk sampingan karena melakukan sesuatu yang benar dengan cara benar. Jika laba dijadikan sebagai tujuan maka akan terjebak untuk menerapkan kebijakan yang tidak sejalan dengan dengan kepentingan jangka panjang. Misalnya, jika laba saja yang dicari, maka lingkungan tidak akan diperhatikan, tidak ada proses kaderisasi justru yang ada pergantian personil, dan sebagainya.
Strategi Pencapaian Tujuan
Organisasi merupakan kumpulan orang-orang yang bekerjasama dan diikat oleh ikatan tertentu dalam kerangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Suatu organisasi diharapkan dalam mencapai tujuannya berjalan secara efektif dan efisien. Efektifnya organisasi diukur dari tingkat sejauhmana ia berhasil mencapai tujuannya, sedangkan efisiensi organisasi dilihat dari jumlah sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan out put. Biasanya out put berkaitan erat dengan tujuan organisasi (Etzioni, 1985: 12). Dengan demikian dua konsepsi utama untuk mengukur prestasi kerja (performance) manajemen dalam hubungannya dengan pencapaian tujuan adalah efektivitas dan efisiensi. Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Peter Drucker menyebutnya dengan perkataan:”doing the right things” (melakukan pekerjaan yang benar). Sedangkan efisiensi dapat dipahami sebagai kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, atau perhitungan rasio antara keluaran (out put) dengan masukan (in put). Peter Drucker menyebutnya dengan: “doing things right” (melakukan pekerjaan dengan benar) (Handoko, 1995: 7). Berdasarkan uraian-uraian di atas dapat dijelaskan bahwa pencapaian tujuan dalam organisasi adalah prinsip utama terbentuknya suatu organisasi itu sendiri. Dalam segala hal yang terkait dengan organisasi maka dibutuhkanlah manajemen (sistem pengelolaan) organisasi. Manajemen itu sendiri bukan saja diarahkan pada kegiatan organisasi saja, tetapi jauh sebelum ada kegiatan orang-orangnya juga sudah dikelola dan ditempatkan pada peran dan fungsinya masing-masing, demikian juga penyediaan berbagai fasilitas pendukung disediakan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Kesemua unsur yang ada di dalam organisasi harus bersinergi dan dikelola secara baik dalam rangka pencapaian tujuan organisasi yang telah terlebih dahulu ditetapkan. Selanjutnya, dalam upaya pencapaian tujuan yang baik hendaknya tidak terlalu banyak menekankan kepada pengukuran berbagai aspek masukan (in put) organisasi sehingga aspek lain diabaikan. Jika terlalu menekankan pada aspek pemasukan tadi maka akan terjadi distorsi tujuan. Distorsi tujuan yang paling parah, sebagaimana telah diselidiki sosiolog Jerman, Robert Michels, pada tahun 1950 adalah pada saat suatu organisasi mengganti tujuannya yang telah ditentukan semula (Etzioni, 1985: 15). Kendati boleh dan lumrah saja mengganti suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, tetapi ternyata bisa sangat mengganggu kegiatan bahkan bagian-bagian lain di dalam suatu organisasi. Misalnya akan ada peralatan yang tidak sesuai lagi, atau akan ada ruang pekerjaan yang tidak sesuai bidangnya lagi, dan seterusnya.
Implementasi Program
Suatu organisasi harus dapat menyediakan berbagai sarana agar dapat melakukan aktivitas organisasinya secara terus menerus. Suatu organisasi yang dibentuk oleh para pembentuknya tentu diharapkan dapat berjalan terus semakin lama semakin berkembang dan maju. Tidak ada keinginan dari para pendirinya setelah organisasi dibentuk lalu ingin dimatikan. Oleh karena itu tentulah suatu organisasi harus diperlengkapi dengan berbagai sarana yang dibutuhkan misalnya meningkatkan kualitas para anggotanya,mendatangkan peralatan baru yang lebih canggih dan mengikut perkembangan zaman, mencari berbagai sumber baru, menyesuaikan dengan keinginan masyarakat, menyesuaikan dengan kebutuhan pembangunan, dan sebagainya (Sutarto, 1983: 172). Di sisi lain bahwa suatu kegiatan tidak akan dapat diharapkan mencapai tujuannya secara maksimal dengan pencapaian yang efektif dan efisien jika sarana yang dibutuhkan tidak tersedia. Bagaimanapun kegiatan akan terlaksana secara baik bila tersedia berbagai sarana pendukung. Program atau rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan harus mempertimbangan berbagai sarana yang dimungkinkan tersedia atau disediakan. Jika program tidak mempertimbangkannya maka akan terjadi program semu. Selain itu, tentu saja penentuan program kegiatan adalah berdasarkan misi yang telah terlebih dahulu ditetapkan. Jika misi suatu organisasi misalnya melaksanakan program pendidikan yang merata dan terjangkau, tentu saja program yang akan dibuat merujuk kepadanya. Program yang diambil dari misi itu harus melihat sarana-sarana pendukung harus memungkinkan untuk digunakan. Pertimbangan lain dalam pembuatan program adalah faktor eksternal lingkungan. Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa lingkungan di mana organisasi atau kegiatan organisasi akan dilaksanakan sangat berpengaruh terhadap kondusifitas dan berhasilnya suatu organisasi. Semua organisasi harus mempertimbangkan secara matang faktor lingkungan ini.Resiko yang mungkin timbul sebagai ekses pelaksanaan program juga tidak boleh dilupakan. Jika eksesnya seperti ini atau seberat ini apa pengaruh yang bisa timbul terhadap keberlangsungan organisasi. Resiko sekecil apapun harus diperhitungkan, jika organisasi benar-benar berjalan menurut ketentuan manajemen yang baik.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar