Selasa, 25 Mei 2010

Pengantar Manajemen Organisasi (Bag.IV)

STRUKTUR ORGANISASI
A. Pengertian dan Unsur-Unsurnya
Struktur organisasi atau biasa disebut juga dengan “desain organisasi” adalah mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi itu dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja. Handoko (1995: 169-170) menuliskan paling tidak ada 4 (empat) hal yang menjadi faktor utama yang perlu diperhatikan ketika akan merancang struktur organisasi. Pertama, strategi organisasi dalam mencapai tujuannya. Maksudnya, strategi pencapaian tujuan harus menjadi pertimbangan utama untuk membuat struktur organisasi, sebab dari strategi itulah akan diketahui bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah. Kedua, teknologi yang dipergunakan. Maksudnya, ketersediaan teknologi sesuai dengan yang dibutuhkan akan mempengaruhi perencanaan-perencanaan organisasi, demikian juga halnya orang-orang yang ditempatkan pada posisi-posisi tertentu yang berarti mempengaruhi penentuan struktur organisasi. Ketiga, anggota atau orang-orang yang terlibat di dalam organisasi tersebut. Maksudnya, dalam penentuan struktur organisasi hendaknya memperhatikan orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Jangan sampai membuat struktur tertentu tetapi orang yang berkompeten untuk duduk di dalamnya tidak ada. Sebab struktur, sebagaimana dikatakan sebelumnya, merupakan cerminan tugas-tugas atau posisi-posisi yang akan dilaksanakan atau ditempati. Keempat, ukuran organisasi juga harus menjadi perhatian utama pada saat membuat struktur organisasi. Semakin besar organisasinya maka akan semakin kompleks tugas-tugasnya sehingga struktur organisasinya juga bisa dibuat lebih besar ketimbang organisasi yang masih berada di bawahnya. Ada beberapa unsur yang harus tertuang di dalam struktur organisasi, yaitu: 1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi). 2. Standardisasi kegiatan yang merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan. 3. Koordinasi kegiatan yang menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi. 4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yang menunjukkan lokasi atau letak kekuasaan pembuatan keputusan. 5. Ukuran satuan kerja yang menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.
Kesemua unsur yang terdapat dalam struktur organisasi adalah cerminan dari implementasi asas-asas organisasi.Dalam struktur birokratis ada beberapa ciri yang sangat rasional, sebagaimana yang dikemukakan oleh Max Weber (Etzioni, 1985: 76-77), yaitu: Pertama, suatu susunan fungsi pejabat yang tetap dan terikat oleh peaturan. Peraturan akan menghemat usaha dengan cara mengesampingkan keharusan untuk menghasilkan suatu penyelesaian baru bagi setiap problem dan kasus; peraturan akan mempermudah standardisasi, dan banyak kasus diperlakukan secara sama. Kedua, bidang kompetensi khusus. Ini menyangkut (a) suatu bidang kewajiban untuk menjalankan berbagai fungsi yang merupakan bagian daripada pembagian kerja yang sistematis; (b) persyaratan bagi para pemegang jabatan dengan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi tersebut; (c) bahwa sarana paksaan sudah ditentukan secara jelas dan penggunaannya tunduk kepada kondisi tertentu. Ketiga, susunan jabatan berdasarkan prinsip hierarki; dengan kata lain setiap jabatan yang tingkatannya lebih rendah selalu berada di bawah pengendalian dan pengawasan tingkat yang lebih tinggi. Keempat, pengaturan yang mengatur tingkah laku sesuatu jabatan dapat berbentuk peraturan atau norma teknis. Dengan demikian padda umumnya tepat bila dikatakan bahwa hanya seseorang yang memiliki latar belakang pendidikan teknis yang memadai saja dipandang cakap untuk menduduki jabatan staf administrasi. Kelima, sudah merupakan prinsip bahwa anggota staf administratif tidak dapat memiliki sarana produksi atau administrasi, selain itu pada prinsipnya terdapat pemisahan antara milik organisasi, yang dikendalikan secara resmi, dan milik pribadi seorang pejabat. Keenam, untuk meningkatkan kebebasan organisasi itu, semua sumber daya organisasi harus bebas dari setiap pengendalian ekstern,dan posisi tidak dapat dimonopoli di dalam tangan pejabat manpun. Sumber daya harus bebas untuk dialokasikan dan direlokasikan sesuai kebutuhan organisasi. Ketujuh, tindakan, keputusan dan peraturan administratif harus dirumuskan dan dicatat secara tertulis. Menurut beberapa kalangan, persyaratan ini dirasakan kurang begitu penting atai tidak mutlak diperlukan. Walaupun demikian Weber menekankan agar norma dan pelaksanaan peraturan harus ditafsirkan secara sistematis, dan cara tidak boleh dilakukan hanya melalui komunikasi lisan.
B. Wewenang dan Tanggung Jawab
PimpinanWewenang adalah kekuasaan yang sah atau berhak; hak untuk memerintah atau untuk bertindak (Koontz & O’Donnel, 1972: 81). Jadi, wewenang adalah kekuasaan atas orang lain, atau, sebagaimana digunakan di dalam pekerjaan manajerial, kekuasaan untuk memerintah orang-orang lain supaya melakukan atau tidak melakukan sesuatu yang dianggap oleh yang memegangnya patut untuk mewujudkan maksud tujuan perusahaan atau bagiannya. Wewenang dapat didelegasikan kepada bawahan, di mana seorang manajer untuk menyelesaikan suatu tugas atau pekerjaan mendelegasikan kepada bawahannya. Tanggung jawab adalah kewajiban seorang bawahan, terhadap siapa seorang atasan telah menugaskan suatu kewajiban, untuk melakukan pekerjaan yang dimaksud. Tanggung jawab berarti kewajiban yang apabila ditugaskan kepada orang lain barulah ia memiliki arti; makna; atau manfaat. Jadi, tanggung jawab itu muncul dari hubungan antara atasan dengan bawahan. Tanggung jawab merupakan tugas bawahan yang dibebankan atasannya, sehingga pada dasarnya tanggung jawab tidak dapat didelegasikan (Koontz & O’Donnel, 1972: 94).Pimpinan adalah orang yang memegang tampuk kepemimpinan dalam suatu organisasi. Ordway Tead dalam bukunya The Art of Leadership menyebutkan bahwa kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan seseorang untuk memerintah atau menguasai orang banyak. Memimpin (leader) tidak sama dengan memerintah (command). Leader menintikberatkan pada adanya cara-cara yang paling efektif atau proses tentang bagaimana cara yang baik dalam mencapai suatu tujuan. Sedangkan command yang diartikan sebagai perintah yang dijadikan sebagai landasan untuk mencapai suatu hasil kerja dari sekelompok orang yang bekerjasama, memfokuskan pada adanya kegiatan yang sesuai dengan kemauan si empunya perintah (commander). Sebelum menjelaskan tugas dan wewenang pimpinan dalam suatu organisasi, terlebih dahulu diuraikan syarat kepemimpinan dalam tinjauan ilmu-ilmu umum maupun menurut Islam.Dalam tinjauan yang umum, paling tidak ada 10 (sepuluh) sifat agar seorang pemimpin disebut memiliki kepemimpinan yang ideal, yaitu: (1) sehat jasmani dan rohani; (2) memahami tujuan dan sasaran; (3) memiliki antusiasme dan atau spirit; (4) ramah dan memiliki rasa kasih sayang (hati nurani); (5)memiliki integritas (kejujuran); (6) memiliki keahlian dalam bidangnya (technical mastering); (7) tegas; (8) memiliki kecerdasan (inteligensi); (9) punya keyakinan yang teguh (faith); dan (10) mampu memberikan arahan dan pengajaran (teaching skill) (Sarwoto, tt.:56). Dalam tinjauan Islam, seorang pemimpin itu haruslah memiliki: (1) committed terhadap ajaran Islam; (2) kekuatan akidah (ideological power); (3) amal shaleh; (4) kekuatan ilmu; (5) kuat dalam kesabaran (emotional stability); (6)keberanian dan konsekuen; (7) kemampuan berkomunikasi secar baik (Tasmara, 1997: 109).Kebanyakan dari aspek-aspek dan kepandaian-kepandaian pimpinan itu terkandung di dalam fungsi-fungsi manajerial. Menurut Handoko (1995: 36-37) ada 4 (empat) keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer (pemimpin) suatu organisasi, yaitu: Pertama, keterampilan konsepsual (conceptual skills) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi. Ini mencakup kemampuan manajer untuk melihat organisasi sebagai suatu keseluruhan dan memahami hubungan antara bagian yang saling bergantung, serta mendapatkan, menganalisa dan menginterpretasikan informasi yang diterima dari bermacam-macam sumber.Kedua, keterampilan kemanusiaan (human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan, memahami, dan memotivasi orang lain, baik sebagai individu ataupun kelompok. Tujuan keterampilan dimiliki seorang manajer adalah agar dapat memperoleh partisipasi dan mengarahkan kelompoknya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Ketiga, seorang manajer atau pemimpin harus memiliki keterampilan administratif (administrative skills) yakni seluruh keterampilan yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan kepegawaian dan pengawasan. Keterampilan ini dibutuhkan karena keputusan-keputusan organisasi diperoleh dari keterampilan ini.Keempat, keterampilan teknik (technical skills) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan, prosedur-prosedur, atau teknik-teknik dari suatu bidang tertentu, seperti akuntansi, produksi, penjualan, dan sebagainya.Jika diperhatikan dari kepentingannya masing-masing, maka setiap tingkatan manajer akan berbeda kepentingan pemilikan keterampilannya. Seorang manajer puncak membutuhkan lebih banyak keterampilan konsepsual dibanding keterampilan-keterampilan lainnya, setingkat lebih kecil di bawahnya ia membutuhkan keterampilan kemanusiaan, dan porsi keterampilan administratif serta keterampilan teknik jauh lebih kecil di bawah keduanya; sedangkan manajer menengah kebutuhannya terhadap keterampilan konsepsual, keterampilan kemanusiaan, dan keterampilan teknik sama besarnya, sedangkan kepentingannya terhadap keterampilan administratif lebih kecil; sedangkan seorang manajer tingkat bawah justru kebutuhannya akan keterampilan teknik lebih besar, kemudian setingkat di bawahnya keterampilan kemanusiaan, sedangkan keterampilan konsepsual dan keterampilan administratif keduanya sama dan jauh lebih kecil dibanding kedua keterampilan sebelumnya.
C. Peranan Staf
Paling tidak ada 8 (delapan) macam tugas staf, yaitu: (1) penelitian (investigation); (2) analisa fakta dan informasi (analysis of facts and information); (3) interpretasi (interpretation); (4) rekomendasi termasuk perencanaan (recommendation; including planning); (5) pengontrolan (control); (6) koordinasi (coordinative); (7) pelayanan (service); (8) nasehat (advisory) (Sutarto, 1983: 180).
Apabila diikuti pendapat bahwa di dalam organisasi terdapat 7 (tujuh) macam satuan organisasi yang masing-masing melakukan kegiatan pimpinan, haluan, operasi, komersiil, penunjangan, pengontrolan, dan konsultasi, maka peranan staf dapat dimurnikan sebagai pejabat yang bertugas penelitian, analisa, rekomendasi, dan nasehat. Di samping itu dikenal adanya “completed staff work” atau “kerja staf lengkap”, yaitu staf yang bertugas memberikan nasehat kepada pimpinan secara lengkap, matang, dan obyektif sehingga pimpinan tinggal menerima atau menolak. Seorang staf ketika memberikan nasehat kepada pimpinan, ia harus yakin akan kebenaran isi nasehat itu sehingga apabila diserahi berani memikul tanggung jawab akan keberhasilan pelaksanaannya dengan jaminan kariernya.
D. Bagan Organisasi
Ralp Currier Davis sebagaimana dikutip Sutarto (1983: 187) menyatakan bahwa bagan organisasi adalah “a graphic or semigraphic presentation of certain information concerning functions, functional groupings and line of responsibility, authority and accountability in the organization” (Suatu bagan organisasi adalah suatu grafik atau semigrafik yang menunjukkan keterangan-keterangan yang pasti tentang fungsi-fungsi, pengelompokan-pengelompokan funsgi dan garis tanggung jawab, wewenang serta akuntabilitas dalam organisasi). Struktur organisasi akan nampak lebih jelas dan tegas apabila dituangkan dalam bagan organisasi dan akan memberikan pengertian yang mudah mengenai organisasi yang bersangkutan (Sarwoto, tt: 37). Dengan adanya bagan organisasi akan diketahui dengan pasti apa yang semestinya yang masing-masing mereka kerjakan atau untuk siapa mereka bekerja. Kadang-kadang pekerjaan tertentu tidak pernah diserahkan secara khusus; atau kadang-kadang para bawahan percaya mereka bertanggung jawab kepada seorang atasan, padahal dalam kenyataan mereka bertanggung jawab kepada atasan yang lain. Nah, untuk menghindari kesalahpahaman atau kekurangjelasan mengenai posisi manajerial seperti ini dalam suatu organisasi penggunaan bagan organisasi lazimnya dapat sangat membantu. Tetapi memag perlu diingat bahwa kendati bagan organisasi bisa sangat membantu menertibkan wewenang dan tanggung jawab di dalamnya, ia hanyalah sekedar salah satu alat saja daripada organisasi. Ernest Dale mengungkapkan bahwa bagan dan perincian pekerjaan adalah sekedar alat untuk menjabarkan suatu organisasi yang ada atau yang diusulkan. Demikian juga Franklin G. Moore menjelaskan, bagan-bagan organisasi adalah alat-alat yang berguna dari manajemen karena mereka menunjukkan satuan-satuan organisasi dan wewenang (Sarwoto, tt: 37). Secara lebih terperinci dapat dikemukakan beberapa kegunaan bagan organisasi, yaitu dapat untuk mengetahui: besar kecilnya organisasi; garis-garis saluran wewenang; berbagai macam satuan organisasi yang ada; perincian aktivitas masing-masing satuan organisasi; setiap jabatan yang ada; perincian tugas para pejabat; nama, pangkat, golongan para pejabat; jumlah pejabat; foto pejabat; kedudukan setiap pejabat; penilaian terhadap organisasi tersebut, apakah organisasi itu telah menerapkan asas-asas organisasi dengan baik, misalnya dapat diketahui dengan jelas ketetapan rentangan kontrolnya, jenjang organisasinya, keseimbangan kedudukan satuan organisasinya, keseimbangan perincian satuan aktivitas atau tugasnya. Irvin A. Herrman mengemukakan tiga tipe bagan organisasi, yaitu bagan organisasi mendatar, menegak, dan yang disederhanakan. John D. Millet juga mengemukakan tiga bagan organisasi, yaitu bagan struktur, fungsi, dan jabatan. Henry G. Hodges menyebutkan lima bagan organisasi, yaitu bagan piramid, menegak, mendatar, lingkaran, dan setengah lingkaran. Ada lagi yang menambahkan dengan bagan nama, bagan lukisan/foto, bagan garis-garis, bagan sinar, bagan berkode, dan bagan elip (Sutarto,1983: 194-197).
KOMUNIKASI DAN MOTIVASI DALAM ORGANISASI
A. Peranan Komunikasi Dalam Organisasi
Bagian penting dalam fungsi manajemen actuating adalah mengkomunikasikan hal-hal yang berkaitan dengan tugas dan kewenangan setiap anggota organisasi. Hal ini berarti harus ada hubungan yang harmonis antara pimpinan dan anggota di dalam organisasi. Sebab tanpa hubungan yang harmonis, biasanya komunikasi tidak akan berjalan lancar. Jika komunikasi tidak lancar akan rentan terhadap munculnya konflik yang disebabkan adanya ”miskomunikasi”. Komunikasi di dalam organisasi ini tidak hanya antara pimpinan dan anggota atau sebaliknya, tetapi juga komunikasi di antara sesama anggota. Hubungan yang dilakukan oleh unsur pimpinan antara lain kelangsungan hidup berorganisasi untuk mencapai perkembangan ke arah yang lebih baik dengan menciptakan hubungan kerja sama dengan bawahannya. Hubungan yang dilakukan oleh bawahan sudah tentu mengandung maksud untuk mendapatkan simpati dari pimpinan yang merupakan motivasi untuk meningkatkan prestasi kerja ke arah yang lebih baik. Hal ini tergantung dari kebutuhan dan cara masing-masing individu, karena satu sama lain erat hubungannya dengan keahlian dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:·
  1. Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
  2. Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. ·
  3. Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
  4. Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a) saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi; b) saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Menurut Gumgum Gumilar (2008: 7-8) bahwa apabila komunikasi dalam organisasi tidak berfungsi secara baik, maka akan terjadi keretakan dalam organisasi. Namun harus pula dipahami, kendati komunikasi tetap berlangsung, sering terjadi salah paham atau salah penafsiran, biasanya hal ini diakibatkan beberapa hal, yaitu: - Prosedur hubungan dalam organisasi tidak diikuti dengan benar. Misalnya, arahan dari pihak atasan langsung ke level paling bawah, tanpa mengambil peranan pihak tengah (middle level) dalam organisasi. - Orangnya komitmen penuh dalam kerja organisasi. - Aturan organisasi tidak dipahami dan dihayati oleh anggota organisasi. - Adanya kepentingan pribadi. Organisasi dipergunakan untuk memperoleh keuntungan pribadi. - Permasalahan yang tidak kunjung selesai, sehingga tidak muncul kondisi organisasi yang nyaman. - Tidak adanya pembagian kerja dan pembagian keuntungan yang adil.

Apabila kesalahpahaman atau salah penafsiran terjadi dan tidak segera diatasi, maka akan mengakibatkan keretakan dalam organisasi. Keretakan-keretakan tersebut dapat berupa: -Keretakan hubungan antara anggota organisasi. - Perselisihan yang terus berlarut-larut dan suasana yang muram. - Wujud sikap mementingkan diri sendiri. - Produktivitas organisasi merosot. - Ketidakstabilan organisasi akibat dari retaknya hubungan. - Penyalahsunaan kekuasaan, mementingkan diri sendiri.Berangkat dari akibat yang ditimbulkan oleh adanya miskomunikasi sebagaimana di atas, maka harus sesegera mungkin dicarikan solusinya. Kajian khusus mengenai penyelesaian konflik akan dibahas secara khusus pada bab berikutnya.

B. Pentingnya Motivasi Dalam Organisasi

Pemberian motivasi sebagai bagian dari actuating sangat penting untuk menggerakkan anggota berbuat sesuatu untuk mencapai tujuan.Ada banyak cara untuk memotivasi orang lain mencapai sasaran atau menyelesaikan suatu tugas maupun mengatasi persoalan atau tantangan yang dihadapinya. Salah satu adalah kemampuan pemimpinnya untuk memotivasi orang lain. Seorang pemimpin yang tidak mampu memotivasi orang-orangnya, tidak lebih dari seorang penunjuk jalan, yang tahu ke mana harus pergi tetapi sepenuhnya tidak dapat mengendalikan mereka yang dipandunya.Jenderal Norman Schwarzkopff, pemimpin Sekutu semasa Perang Teluk menunjukkan bahwa seorang pemimpin dalam militer yang memiliki wewenang untuk memaksakan kepatuhan, biasanya adalah seorang motivator yang buruk. Pada prinsipnya, jika kita selalu menggunakan pendekatan kekuasaan untuk memaksa orang lain melakukan sesuatu, maka organisasi kita tidak akan bertahan lama. Jika ada sedikit kesempatan, maka orang-orang dalam organisasi kita akan keluar atau paling tidak kinerja (performance) mereka jauh dari yang kita harapkan. Banyak sekali organisasi atau perusahaan mengalami turn over yang besar karena pegawainya tidak memiliki motivasi yang benar.

1. Hubungan Motivasi dengan Emosi

Kemampuan seorang pemimpin untuk memotivasi anggota timnya sangat dipengaruhi oleh kecerdasan emosinya (EQ-nya). Paling tidak ada 9 (enam) keterampilan yang perlu dimiliki oleh seorang pemimpin, sebelum dia dapat memimpin orang lain, yaitu:

  • Mengenali emosi diri. Keterampilan ini meliputi kemampuan kita untuk mengidentifikasi apa yang sesungguhnya kita rasakan. Setiap kali suatu emosi tertentu muncul dalam pikiran, kita harus dapat menangkap pesan apa yang ingin disampaikan. Ketidakmampuan untuk mengenali perasaan membuat kita berada dalam kekuasaan emosi kita, artinya kita kehilangan kendali atas perasaan kita yang pada gilirannya membuat kita kehilangan kendali atas diri dan hidup kita.
  • Mengelola emosi diri sendiri. Ada beberapa langkah dalam mengelola emosi diri sendiri, yaitu: pertama adalah menghargai emosi dan menyadari dukungannya kepada kita. Kedua berusaha mengetahui pesan yang disampaikan emosi, dan meyakini bahwa kita pernah berhasil menangani emosi ini sebelumnya. Ketiga adalah dengan bergembira kita mengambil tindakan untuk menanganinya. Kemampuan kita mengelola emosi adalah bentuk pengendalian diri (self controlled) yang paling penting dalam manajemen diri, karena kitalah sesungguhnya yang mengendalikan emosi atau perasaan kita, bukan sebaliknya. Memotivasi diri sendiriMenata emosi sebagai alat untuk mencapai tujuan merupakan hal yang sangat penting dalam kaitan untuk memberi perhatian, untuk memotivasi diri sendiri (achievement motivation). Kendali diri emosional–-menahan diri terhadap kepuasan dan mengendalikan dorongan hati–-adalah landasan keberhasilan dalam berbagai bidang. Keterampilan memotivasi diri memungkinkan terwujudnya kinerja yang tinggi dalam segala bidang. Orang-orang yang memiliki keterampilan ini cenderung jauh lebih produktif dan efektif dalam hal apa pun yang mereka kerjakan. Mengenali emosi orang lain.
  • Mengenali emosi orang lain berarti kita memiliki empati terhadap apa yang dirasakan orang lain. Penguasaan keterampilan ini membuat kita lebih efektif dalam berkomunikasi dengan orang lain. Inilah yang disebut Covey sebagai komunikasi empatik. Berusaha mengerti terlebih dahulu sebelum dimengerti. Keterampilan ini merupakan dasar dalam berhubungan dengan manusia secara efektif. Mengelola emosi orang lainJika keterampilan mengenali emosi orang lain merupakan dasar dalam berhubungan antarpribadi, maka keterampilan mengelola emosi orang lain merupakan pilar dalam membina hubungan dengan orang lain. Manusia adalah makhluk emosional. Semua hubungan sebagian besar dibangun atas dasar emosi yang muncul dari interaksi antarmanusia. Keterampilan mengelola emosi orang lain merupakan kemampuan yang dahsyat jika kita dapat mengoptimalkannya. Sehingga kita mampu membangun hubungan antarpribadi yang kokoh dan berkelanjutan. Dalam dunia industri hubungan antarkorporasi atau organisasi sebenarnya dibangun atas hubungan antarindividu. Semakin tinggi kemampuan individu dalam organisasi untuk mengelola emosi orang lain (baca: membina hubungan yang efektif dengan pihak lain) semakin tinggi kinerja organisasi itu secara keseluruhan.Memotivasi orang lainKeterampilan memotivasi orang lain adalah kelanjutan dari keterampilan mengenali dan mengelola emosi orang lain. Keterampilan ini adalah bentuk lain dari kemampuan kepemimpinan, yaitu kemampuan menginspirasi, mempengaruhi dan memotivasi orang lain untuk mencapai tujuan bersama. Hal ini erat kaitannya dengan kemampuan membangun kerja sama tim yang tangguh dan handal.

2. Tiga Jenis Motivasi

Jadi memotivasi orang lain, bukan sekadar mendorong atau bahkan memerintahkan seseorang melakukan sesuatu, melainkan sebuah seni yang melibatkan berbagai kemampuan dalam mengenali dan mengelola emosi diri sendiri dan orang lain. Paling tidak kita harus tahu bahwa seseorang melakukan sesuatu karena didorong oleh motivasinya. Ada tiga jenis atau tingkatan motivasi seseorang, yaitu: pertama, motivasi yang didasarkan atas ketakutan (fear motivation). Dia melakukan sesuatu karena takut jika tidak maka sesuatu yang buruk akan terjadi, misalnya orang patuh pada bos karena takut dipecat, orang membeli polis asuransi karena takut jika terjadi apa-apa dengannya, anak-istrinya akan menderita. Motivasi kedua adalah karena ingin mencapai sesuatu (achievement motivation). Motivasi ini jauh lebih baik dari motivasi yang pertama, karena sudah ada tujuan di dalamnya. Seseorang mau melakukan sesuatu karena dia ingin mencapai suatu sasaran atau prestasi tertentu. Sedangkan motivasi yang ketiga adalah motivasi yang didorong oleh kekuatan dari dalam (inner motivation), yaitu karena didasarkan oleh misi atau tujuan hidupnya. Seseorang yang telah menemukan misi hidupnya bekerja berdasarkan nilai (values) yang diyakininya. Nilai-nilai itu bisa berupa rasa kasih (love) pada sesama atau ingin memiliki makna dalam menjalani hidupnya. Orang yang memiliki motivasi seperti ini biasanya memiliki visi yang jauh ke depan. Baginya bekerja bukan sekadar untuk memperoleh sesuatu (uang, harga diri, kebanggaan, prestasi) tetapi adalah proses belajar dan proses yang harus dilaluinya untuk mencapai misi hidupnya. Dalam buku The One Minute Manager, kedua penulis (Kenneth Blanchard dan Spencer Johnson) merangkum topik bahasan kita mengenai motivasi ini dalam sebuah ilustrasi yang amat menarik mengenai ”Manajer Satu Menit”. Untuk menjadi manajer yang efektif dan dapat memotivasi anak buah untuk mencapai sasaran perusahaan, maka ada tiga hal yang harus dilakukan (Lihat http: //www.sinarharapan.co.id/ ekonomi/ mandiri/ 2002/01/4/ man01.html atau Harian Sinar Harapan edisi 22 Februari 2001), yaitu: Pertama adalah membangkitkan inner motivation dari orang yang dipimpinnya dengan menetapkan berbagi misi atau sasaran yang akan dicapai. Kita sebagai pemimpin perlu berbagi dengan tim kita untuk secara bersama melihat visi secara jelas dan mengapa kita melakukannya. Motivasi yang benar akan tumbuh dengan sendirinya ketika seseorang telah dapat melihat visi yang jauh lebih besar dari sekadar pencapaian target. Sehingga setiap orang dalam organisasi kita dapat bekerja dengan lebih efektif karena didorong oleh motivasi dari dalam dirinya. Hal kedua dan ketiga yang perlu dilakukan oleh seorang manajer efektif adalah memberikan pujian yang tulus dan teguran yang tepat. Kita dapat membuat orang lain melakukan sesuatu secara efektif dengan cara memberikan pujian, dorongan dan kata-kata atau gesture yang positif. Bahkan dalam bukunya yang melegenda, Dale Carnegie (How to Win Friends and Influence People) menempatkan ini sebagai prinsip pertama dan kedua dalam menangani manusia, yaitu: (1) jangan mengkritik, mencerca atau mengeluh, dan (2) berikan penghargaan yang jujur dan tulus. Manusia pada prinsipnya tidak senang dikritik, dicemooh atau dicerca, tetapi sangat haus akan pujian dan apresiasi. Tetapi kritik atau teguran yang tepat seringkali justru diperlukan untuk membangun tim kerja yang kokoh dan handal. Yang penting dalam menegur orang lain adalah bukan pada apa yang kita sampaikan tetapi cara menyampaikannya. Teguran yang tepat justru dapat menjadi motivasi dan menimbulkan reaksi yang positif. Penelitian menunjukkan bahwa motivasi kerja tidak semata didasarkan pada nilai uang yang diperoleh (monetary value). Ketika kebutuhan dasar (to live) seseorang terpenuhi, maka dia akan membutuhkan hal-hal yang memuaskan jiwanya (to love) seperti kepuasan kerja, penghargaan, respek, suasana kerja , dan hal-hal yang memuaskan hasratnya untuk berkembang (to learn), yaitu kesempatan untuk belajar dan mengembangkan dirinya. Sehingga akhirnya orang bekerja atau melakukan sesuatu karena nilai, ingin memiliki hidup yang bermakna dan dapat mewariskan sesuatu kepada yang dicintainya (to leave a legacy).

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar