Senin, 24 Mei 2010

Pengantar Manajemen Organisasi (Bag.III)

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Para ahli memberikan fungsi-fungsi manajemen dengan beraneka ragam. Henri Fayol misalnya menyebutkan fungsi-fungsi manajemen itu terdiri dari planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling. William Spriegel hanya menyebutnya tiga saja, yaitu planning, organizing dan controlling. William Newman membaginya menjadi 5 (lima), yaitu planning, organizing, assembling of resources, directing, dan controlling. Menurut Koontz & O’Donnell fungsi-fungsi manajemen itu adalah planning, organizing, staffing, directing, dan controlling. Sementara itu, Luther Gullick memilihnya dengan planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, dan budgeting. Dalam tulisan ini yang akan dikembangkan lebih lanjut adalah pendapat George R. Terry, di mana ia membagi fungsi manajemen itu ke dalam 4 (empat) macam, yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling (Sarwoto, tt: 66).
A. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan fungsi memilih sasaran-sasaran perusahaan serta kebijaksanaan, program-program, dan cara-cara untuk mencapainya. Perencanaan dengan sendirinya berarti suatu pengambilan keputusan, oleh karena ia mengenai pemilihan di antara berbagai alternatif. Kebijaksanaan-kebijaksanaan, program-program dan cara kerja merupakan keseluruhan operasi perusahaan atau organisasi (Koontz & O’Donnel, 1972: 62).Perencanaan adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijakan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan (Handoko,1976:23). Perencanaan dapat juga dibatasi pengertiannya dalam hal menggariskan kegiatan dalam waktu yang tersedia, penentuan tujuan tepat dan kebijaksanaan pokok seraya merumuskan garis-garis besar kegiatan dan metode kerja.Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Di samping itu, rencana memungkinkan:- Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan. - Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. - Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Perencanaan (planning), adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini. Dimulai oleh karya Frederick W. Taylor pada akhir tahun 1800-an, ada kecenderungan untuk mengalihkan fungsi perencanaan dari karyawan, hal ini merupakan suatu bagian yang terpadu (integral) dari jabatan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh dan hubungan-hubungan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan (Handoko, 1995: 23).Proses perencanaan yang dilihat secara kronologis dimulai dari ide, konsepsi, rencana dan sampai kegiatan, merupakan prilaku para pengurus dalam mengurus berbagai macam masalah dan tantangan sistem, dengan memperhatikan rujukan panduan secara rasional dari kalangan pimpinan tingkat atas dan para pendiri perserikatan/organisasi. Untuk mempertegas bahwa perencanaan itu merupakan suatu kebutuhan hidup bagi seseorang, apalagi dalam kehidupan berorganisasi.Menetapkan suatu cara untuk bertindak sebelum tindakan itu dilakukan sangatlah penting dalam suatu organisasi. Dalam perencanaan diharuskan untuk melakukan kajian dan pemikiran yang mendalam tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa pelaksananya, dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kegiatan yang dilakukan tersebut. Hal ini dilakukan dengan harapan bahwa tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai secara efektif dan efisien, oleh setiap organisasi apapun dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tanpa adanya suatu perencanaan, maka sebuah organisasi akan mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuannya.Menurut Luther Gullick, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan ketika perencanaan akan digodok. Pertama, tujuannya dirumuskan secara jelas. Kalau kurang jelas, maka sebaiknya dirumuskan bagian-bagian lain yang mendukung realisasinya. Kedua, sifatnya harus sederhana. Sederhana dalam arti dapat direalisasikan, tidak mengambang, tidak terlalu idealis sehingga tidak mungkin dicapai. Ketiga, perencanaan juga harus memuat analisa dan penjelasan serta penggolongan tindak usaha yang direncanakan untuk dilakukan, kegiatan-kegiatan yang hendak dilaksanakan, pedoman-pedoman mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. Keempat, rencana yang dibuat harus bersifat fleksibel (luwes). Maksudnya, rencana yang dibuat itu adalah untuk kegiatan yang mungkin akan dilaksanakan di masa depan, bukan begitu dibuat rencana di saat itu pula kegiatan dilaksanakan, sehingga dengan demikian sedapat mungkin rencana itu haruslah mempertimbangkan kondisi masa depan tersebut. Kalaupun ada hal-hal yang harus direvisi pada saat kegiatan berlangsung, tentunya tidak sampai sama seperti membuat rencana baru, tetapi dengan menambah atau memperluasnya saja sudah bisa dilaksanakan. Kelima, perencanaan dibuat sedemikian rupa dengan melihat kondisi objektif di dalam maupun di luar organisasi. Keenam, perencanaan yang dibuat harus menjanjikan efeisien si den efektivitas. Maksudnya, segala sesuatu yang tersedia, baik tenaga, biaya dan segala sumber lainnya digunakan seefisien dan seefektif mungkin (Sarwoto, tt: 71-72). Agak berbeda dengan syarat-syarat di atas, Robert Irwin (1996:38) dalam bukunya Strategi Unggul Manajemen Manusia mengemukakan ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan yaitu: 1. Tahap perencanaan harus dimulai dari menjabarkan tujuan yang telah dirumuskan. 2. Penjabaran harus dilakukan secara cermat, rincian sampai dengan bentuk-bentuk kegiatan dan urutan pelaksanaannya. 3. Perencanaan tidak perlu terlalu muluk seperti yang diangankan, tetapi harus disesuaikan dengan kondisi, sehingga sifatnya praktis, dapat dilaksanakan. 4. Perencanaan harus bersifat fleksibel, tetapi tidak terlalu bebas untuk dirubah secara total, fleksibilitas program perencanaan. 5. Perencanaan menyebutkan bagian-bagian yang segera harus dilaksanakan, bagian yang dapat ditunda dan bagian yang dapat ditiadakan. Dengan kata lain perencanaan harus menunjukkan skala prioritas pelaksanaan. 6. Perencanaan menyebutkan kualifikasi personal yang akan diserahi tugas melaksanakan bagian-bagian yang dilakukan untuk mencapai tujuan. 7. Perencanaan mengandung penjelasan tentang sumber-sumber yang dapat digunakan untuk semua kegiatan.
Dari pendapat tersebut dapatlah diketahui bahwa besar sekali manfaat yang diambil apabila dalam suatu kegiatan terlebih dahulu memakai perencanaan yang matang. Adapun manfaat yang dapat diambil dari adanya perencanaan : 1. Ada garis besarnya atau kerangka kerja yang dapat dijadikan pedoman penyelesaian kerja. 2. Dengan adanya peremcanaan maka proses pencapaian tujuan dapat dilalui dengan mulus. 3. Dengan kepastian proses pelaksanaan, kerja dapat dihemat, tersedianya dana, waktu dan tenaga. 4. Langkah-langkah kerja selalu dikontrol dengan standar yang dinyatakan dalam bentuk perencanaan. 5. Dalam setiap tahap pelaksanaan dapat selalu diidentifikasikannya hambatan atau gangguan yang mungkin timbul. 6. Apabila ada kemacetan di tengah proses pelaksanaan, dapat di ketahui dengan pasti, dan bagaimana penyelesaiannya (bila perlu ada yang diperbaiki atau diluruskan setelah diketahui tempatnya). 7. Apabila perencanaan tersebut telah sampai pada tahap akhir pelaksanaanya, maka dengan jelas dapat dilakukan penilaian hasilnya.Manfaat dari adanya perencanaan dari suatu organisasi, Djati Julitriarsa dan Jhon Suprihanto (1988:33-34) dalam bukunya Manajemen Umum: Sebuah Pengantar menuliskan yaitu : 1. Sebagai alat pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan organisasi. 2. Untuk memilih dan menentukan prioritas dari beberapa alternatif yang ada. 3. Untuk mengarahkan dan menentukan pelaksanaan kegiatan sehingga tertib dan teratur menuju tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 4. Untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian di masa yang akan datang. 5. Kesemuanya itu, perencanaan yang baik mendorong tercapainya tujuan-tujuan organisasi. Disamping itu pula, dengan adanya sistem perencanaan memungkinkan : 1. Orang dapat memperoleh dan mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. 2. Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. 3. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil jika tingkat kemajuan tidak memuaskan (Handoko,1984:23).
Dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, hendaknya terlebih dahulu disiapkan suatu perencanaan yang matang. Setiap usaha apapun tujuannya, hanya akan dapat berjalan secara efektif dan efisien apabila sebelumnya telah dipersiapkan dan direncanakan secara baik. Efektivitas dan efisiensinya dalam organisasi adalah merupakan suatu hal yang harus mendapat perhatian. Bila setiap organisasi telah mempersiapkan perencanaan, maka proses kerja organisasi akan dapat berjalan lebih terarah dan teratur, hal ini dapat terjadi karena dengan adanya pemikiran yang matang mengenai hal-hal apa yang harus dilaksanakan dan bagaimana melakukannya dalam kinerja organisasi itu, maka dapat dipertimbangkan kegiatan-kegiatan apa yang akan dijadikan sebagai prioritas dan mana yang harus dibelakangkan. Disisi lain perencanaan juga memungkinkan dipilihnya tindakan-tindakan tepat sesuai dengan situasi dan kondisi yang benar-benar dihadapi pada saat organisasi sedang melaksanakan program kerjanya. Hal ini dapat terjadi, karena dengan adanya perencanaan akan memotivasi pimpinan organisasi (manajer) untuk terlebih dahulu membuat perkiraan dan perhitungan mengenai berbagai kemungkinan yang bakal muncul dan dihadapi berdasarkan hasil pengamatan dan analisanya terhadap berbagai situasi dan kondisi yang terjadi (Shaleh:1993: 49). Satu hal yang layak diingat, setelah perencanaan pada tingkat atas selesai maka proses perencanaan belumlah selesai. Rencana-rencana dasar tersebut harus diikuti dengan pembuatan rencana derivatif, yaitu rencana yang lebih rendah tingkatannya yang bersumber pada perencanaan dasar yang hanya meliputi bidang dan tingkat tertentu saja. Perencanaan-perencanaan derivatif ini dimaksudkan untuk merealisir dan membantu terlaksananya perencanaan dasar. Untuk itu perencanaan dasar harus dipecah-pecah lebih lanjut dalam perencanaan-perencanaan yang lebih kecil meliputi bidang-bidang tertentu dan tiap pemimpin pada bagian tertentu membebani diri dengan tanggung jawab hingga perencanaan dasar mengenai bidang itu menjadi nyata. (Sarwoto, tt: 77). Perencanaan (planning) sebagai fungsi pertama dalam manajemen sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Keberhasilan dan kesuksesan dalam penyelenggaraan program organisasi sangat ditentukan oleh persiapan perencanaan yang matang.
B. Pengorganisasian (Organizing)
Istilah organisasi mempunyai dua pengertian. Pertama organisasi diartikan sebagai lembaga atau kelompok fungsional, miasalnya sebuah perusahaan, sebuah sekolah, sebuah perkumpulan, badan-badan pemerintah. Kedua merujuk pada proses pengorganisasian yaitu bagaimana pekerjaan diatur dan dialokasikan diantara para anggota, sehingga tujuan organisasi itu dapat tercapai secara efektif. Sedangkan organisasi itu sendiri diartikan sebagai kumpulan orang dengan sistem kerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam sistem kerjasama secara jelas diatur siapa menjalankan apa, siapa bertanggung jawab atas siapa, arus komunikasi, dan memfokuskan sumber daya pada tujuan.Dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 21 Tahun 1990 tentang Pedoman dan Proses Pembentukan atau Penyempurnaan Kelembagaan di lingkungan instansi Pemerintah Pusat, Perwakilan RI di luar negeri dan Pemerintah di Daerah, disebutkan prinsip-prinsip pengorganisasian sebagai berikut:Pertama, pembagian habis tugas. Maksudnya, tugas pokok dan fungsi pemerintah terbagi habis dalam departemen-departemen dan lembaga-lembaga bukan departemen, sehingga bagaimanapun cara yang dipergunakan untuk menyusun organisasi aparatur pemerintah secara fungsional, ada yang mengurus dan bertanggung jawab atas setiap fungsi. Kedua, perumusan tugas pokok dan fungsi yang jelas. Tujuannya, terhindar dari timbulnya duplikasi, doublures, atau overlapping. Kalaupun hal itu tidak bisa dihindari, tetapi paling tidak dapat dikurangi. Ketiga, pengorganisasian dapat membentuk fungsionalisasi. Maksudnya, ada organisasi yang secara khusus bertanggung jawab atas sesuatu bidang atau tugas, dan ada batas-batas kewenangan masing-masing, sehingga kerjasama antara satu instansi dengan instansi lain bisa berlangsung secara baik dan saling melengkapi. Keempat, pengorganisasian juga menetapkan sistem koordinasi, integrasi dan sinkronisasi. Dengan koordinasi yang baik akan terbangun iklim organisasi dan antarorganisasi (departemen) yang baik pula; tidak terkesan saling lempar tanggung jawab, saling mendukung sehingga terbangun keselarasan fungsi masing-masing, dan pada akhirnya tidak terkesan terjalin sinkronisasi atau ada korelasi dan goals yang sejalan,yakni pembangunan masyarakat Indonesia seutuhnya untuk mencapai masyarakat yang sejahtera, adil, dan makmur. Kelima, organisasi pemerintah memiliki prinsip kontinuitas. Maksudnya, bila satu tujuan belum tercapai pada saat tertentu maka ada upaya mengejarnya secara terus-menerus; tidak berhenti pada satu titik tertentu, apalagi meninggalkannya dalam kesemberautan. Keenam, prinsip lini dan staf. Pemerintah RI mengadopsi prinsip lini dan staf karena dipandang cocok untuk digunakan di Indonesia terutama karena terdapat delinisasi tugas dan fungsi antara unit-unit organisasi yang bertanggung jawab sebagai pelaksana tugas pokok dengan pelaksana kegiatan penunjang lainnya. Ketujuh, prinsip kesederhanaan. Sederhana di sini adalah disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsi, besar kecilnya organisasi tersebut ditentukan oleh beban kerja yang harus dilaksanakan. Kedelapan, prinsip fleksibilitas, yaitu mampu menyesuaikan dirinya dengan perubahan-perubahan di sekelilingnya. Kesembilan, pendelegasian wewenang dengan jelas. Mengingat luasnya wilayah RI dan kondisi geografisnya yang disebut dengan “nusantara”, maka perlu ada pendelegasian kewenangan pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintahan maupun pembangunan kepada unit organisasi atau pejabat pada eselon di tingkat bawah untuk bertindak secara efektif tanpa setiap kali memerlukan petunjuk dari pusat. Kesepuluh, prinsip pengelompokan yang homogen. Karena demikian luasnya tugas-tugas yang harus dikerjakan, maka pengelompokan tugas-tugas harus diusahakan sehomogen mungkin. Kesebelas, prinsip rentang atau jenjang pengendalian. Maksudnya, karena keterbatasan seorang pemimpin atau atasan, maka perlu diperhitungkan secara rasional jumlah unit atau orang yang menjadi bawahannya. Keduabelas, prinsip akordian yaitu pada saat tertentu dengan melihat situasi dan kondisi kegiatan pemerintah baik berupa tugas umum pemerintahan maupun pembangunan dapat diperluas atau dipersempit (Soeharyo & Effendy, 2003: 85-88). Sekalipun prinsip-prinsip di atas dikembangkan untuk kepentingan organisasi pemerintah RI, tetapi sebagian besar prinsip-prinsip itu sama pada setiap organisasi. Perbedaannya terletak pada stessing point saja. Ada yang lebih menonjolkan satu prinsip tertentu dan pada prinsip lainnya diberlakukan secara longgar saja atau melihat situasi, kondisi dan kebutuhan. Beberapa prinsip dikombinasikan menjadi satu sebab memiliki kemiripan atau memiliki persamaan sasaran dan tujuan. Prinsip pembagian kerja; fungsionalisasi; koordinasi, integrasi dan sinkronisasi; lini dan staf; pendelegasian wewenang; pengelompokan yang homogen; dan rentang/jenjang kendali memiliki tujuan yang sama, yakni membangun kerjasama. Mengapa demikian banyak prinsip yang memiliki tujuan yang sama: kerjasama? Tidak dipungkiri bahwa kerjasama sangat urgen, bahkan tujuan pokok pengorganisasian adalah untuk terjalinnya kerjasama yang baik dalam menjalankan tugas-tugas organisasi. Karakteristik sistem kerja sama dapat dilihat, antara lain :1. Ada komunikasi antara orang yang bekerja sama. 2. Individu dalam organisasi tersebut mempunyai kemampuan untuk bekerja sama. 3. Kerja sama itu ditujukan untuk mencapai tujuan (Fattah,1996:71)Dalam pengorganisasian terdapat suatu ciri yang berkenaan dengan penyatuan atau penghimpunan tenaga, fikiran bagi pihak-pihak yang bergabung dalam organisasi. Pengorganisasian merupakan langkah awal dalam pengaturan organisasi dengan melakukan perumusan kebijaksanaan, suatu pernyataan umum tentang tindakan yang akan diambil terhadap kepercayaan dasar tentang falsafah organisasi, kebijaksanaan memberikan saluran-saluran yang luas untuk membimbing kegiatan kelompok kearah tujuan yang diinginkan.Fungsi pengorganisasian atau fungsi pembagian kerja memiliki relevansi yang erat dengan fungsi perencanaan, karena pengorganisasian harus direncanakan. Pengorganisasian dapat diartikan penentuan pembagian pekerjaan yang harus dilakukan. Pengelompokan tugas-tugas dan membagi-bagikan kepada setiap departemen. Penetapan departemen-departemen serta penentuan hubungan- hubungannya (Hasibuan, 1984: 121).Setelah para manajer (pimpinan) organisasi menetapkan tujuan-tujuan yang harus dicapai dan menyusun rencana-rencana atau program-program, untuk mencapainya perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses. Ada beberapa hal yang diharapkan dengan adanya pengorganisasian (organizing), yaitu: 1. Penentuan sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tuajuan. 3. Penegasan tanggung jawab tertentu. 4. Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya. Fungsi ini menciptakan struktur formal di mana pekerjaan ditetapkan, dibagi dan dikoordinasikan (Handoko, 1984: 14). Pengorganisasian dapat dirumuskan sebagai rangkaian aktivitas menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi segenap kegiatan atau usaha, dengan jalan membagi dan mengelompokkan pekerjaan yang harus dilaksanakan serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan kerja diantara satuan-satuan yang terlibat didalamnya. Pengorganisasian tersebut mempunyai arti penting bagi proses berjalan atau tidaknya kegiatan tersebut. Sebab dengan adanya pengorganisasian maka rencana yang akan dilaksanakan akan menjadi lebih mudah pelaksanaannya. Hal ini disebabkan karena dengan di bagi-baginya kegiatan dalam tugas-tugas yang lebih terperinci serta diserahkan pelaksanaannya kepada beberapa orang yang akan mencegah timbulnya akumulasi pekerjaan pada seorang pelaksana saja, apabila ini sampai terjadi tentu akan sangat memberatkan dan menyulitkan.Di samping itu perincian kegiatan menjadi tugas-tugas tersendiri akan memudahkan pendistribusian tugas-tugas tersebut kepada masing-masing pelaksana membuat mereka mengetahui dengan tepat apa yang harus dilakukannya dan harus diberikannya dalam rangka mensukseskan pelaksanaan kegiatan tersebut.Kejelasan tugas atau job discription, bagi masing-masing pelaksana dapat meminimalisir timbulnya salah pengertian, kekacauan, tumpang tindih tugas, kekosongan dan sebagainya. Disamping itu dengan ada pembagian tugas yang diberikan tersebut akan lebih memberikan kesadaran kepada pelaksana atau pengurus untuk mengetahui tanggung jawabnya terhadap tugas yang diberikan kepadanya. Jadi, dengan adanya pengorganisasian kerja yang dilaksanakan akan lebih memudahkan dan memperlancar terlaksananya program kerja yang telah disusun sesuai dengan tanggung jawab dari masing-masing bidang dan pengurus itu sendiri. Fungsi pengorganisasian ini bagi pimpinan (manejer) organisasi meliputi penentuan pengelompokan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan-tujuan organisasi atau lembaga, pengelompokan kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang manejer, serta melimpahkan wewenang untuk pelaksanaannya.
C. Penggerakan (Actuating)
Setelah perencanaan disusun secara matang dan kemudian dilakukan pengorganisasian kerja, maka tahap manajemen berikutnya adalah penggerakan (actuating) terhadap orang-orang yang sesuai dengan rencana dan organisasi yang telah ditetapkan. Jadi penggerakan itu pada prinsipnya adalah menggerakkan orang-orang melaksanakan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. Penggerakan ini juga sering disebut “pelaksanaan”. Fungsi manajemen ini merupakan kegiatan untuk membuat orang lain suka dan dapat bekerja dengan baik. Pada dasarnya menggerakkan orang itu bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, untuk dapat menggerakkannya, dituntut keterampilan seorang pemimpin yang memiliki kemampuan serta seni dalam menggerakkan orang lain untuk berbuat. Kemampuan atau seni untuk menggerakkan orang lain disebut “kepemimpinan” (leadership).Fungsi-fungsi pergerakan antara lain: 1. Untuk mempengaruhi seseorang supaya bersedia menjadi pengikut. 2. Menggunakan daya resistensi pada seseorang atau banyak orang. 3. Untuk membuat seseorang suka mengerjakan tugas dengan sebaik-baiknya. 4. Untuk mendapatkan atau memelihara serta memupuk kesetiaan, loyalitas dan dedikasi kepada pemimpin, tugas serta organisaasi tempat mereka bekerja. 5. Untuk menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab secara penuh kepada seseorang atau banyak orang dan terhadap Tuhannya, negara, masyarakat serta tugas yang diembannya. (Julitriasa & Suprihanto, 1988:66).Untuk fungsi manajemen (actuating) ini berkaitan erat dengan manusia dan merupakan masalah yang kompleks serta yang paling sulit dilakukan dari semua fungsi manajemen. Penggerakan ini merupakan fungsi penting dalam manajemen, karena bagaimanapun modernnya peralatan, tanpa dukungan manusi belum berarti apa-apa. Menggerakan manusia marupakan hal yang sulit, karena manusia yang bekerja adalah makhluk hidup yang memiliki harga diri, perasaan dan tujuan yang berbeda-beda. Jelasnya penggerakan (actuating) adalah kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggiring, mengarahkan dan mengatur orang lain kesegala kegiatan yang telah diberi tugas dalam melaksanakannya.
D. Pengawasan (Controlling)
Fungsi manajemen yang sebelumnya tidak akan efektif tanpa fungsi pengawasan (controlling) atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara serta peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini dapat bersifat positif atau negatif. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan baik dan benar. Pengawasan negatif mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terulang kembali.Fungsi pengawasan pada prinsipnya sejalan dengan langkah-langkahnya yang meliputi empat unsur yaitu : 1. Penetapan standar pelaksanaan. 2. Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan. 3. Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan. 4. Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar (Handoko,1984:26). Fungsi pengawasan bila tidak dilakukan akan memungkinkan terjadinya kekeliruan-kekeliruan yang terus berlangsung, sehingga tiba-tiba kesalahan tersebut sudah parah dan sulit untuk diatasi. Oleh karenanya bukan hanya tujuan yang tidak tercapai namun kemungkinan dapat menimbulkan kerugian yang besar dari sebuah organisasi. Fungsi pengawasan adalah mengawasi keseluruhan dari kegiatan-kegiatan untuk menjamin atau mengusahakan agar semua berhasil sesuai dengan apa yang direncanakan. Fungsi-fungsi manajemen inilah yang harus dimiliki oleh setiap lembaga organisasi untuk merealisasikan program kerjanya dan memperbaiki kinerja organisasi. Fungsi-fungsi manajemen ini juga sangat membantu bagi setiap organisasi dalam pencapaian tujuannya secara efektif dan efisien. Pengawasan yang efektif didasarkan pada sistem informasi manajemen yang efektif. Sistem informasi manajemen dapat ditetapkan sebagai metode formal untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh manajer agar dapat melaksanakan tugas secara efektif. Nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi manajemen bergantung pada kualitas, kuantitas, dapat diperoleh setiap saat dan relevan dengan kegiatan manajemen . Informasi yang dibutuhkan manejer berbeda-beda bergantung pada tingkat hierarki mereka. Misalnya, manajer pun membutuhkan informasi perencanaan strategi, manejer menengah membutuhkan sumber-sumber informasi baik yang berasal dari luar negeri dari dalam, manejer tingkat bawah yang berurusan dengan pengendalian operasi memerlukan informasi yang akurat dan sangat rinci, dan sebagian besar berasal dari dalam. Pengawasan yang efektif harus melibatkan semua tingkat manajer dari tingkat atas sampai bawah, dan kelompok-kelompok kerja. Konsep pengawasan efektif ini mengacu pada pengawasan mutu terpadu atau Total Quality Control (TOC). TOC sebagai suatu sistem untuk memadukan berbagai macam kualitas (pemeliharaan, perbaikan, pengembangan) produksi dan pemasarannya dengan tingkat harga yang paling ekonomis tetapi dapat memberikan kepuasan kepada pemakainya (Fattah,1996:106). Manajemen sebenarnya tidak hanya di perlukan dalam perusahaan saja, tetapi sebaliknya setiap organisasi apapun jenisnya memerlukan menajemen, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Bahkan organisasi yang bergerak dibidang sosial dan pendidikan selalu menerapkan manajemen dalam setiap kegiatannya demi kelancaran tugas organisasi. Setiap organisasi didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan atau dicanangkan sebelumnya, akan berhasil bila organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisir, memberikan pengarahan-pengarahan kerja, mengkoordinir dalam usaha untuk melakukan rencana yang telah ditetapkan, serta kemampuan organisai tersebut untuk melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja.Tanpa adanya suatu perencanaan yang baik, kemungkinan organisasi tersebut akan mengalami suatu kegagalan atau dalam mencapai tujuan kemungkinan akan lahir suatu hal yang tidak diharapkan, berupa adanya biaya serta tenaga yang sangat besar. Ini disebabkan karena perencanaan pada hakekatnya menetpkan apa yang akan dilakukan dari proses awal sampai kapada pencapaian hasil akhir yang memuaskan. Beberapa hal yang juga perlu diperhatikan bahwa sebagai bagian dari aktivitas dan tanggung jawab pimpinan, sasaran pengawasan adalah mewujudkan dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, rasionalitas dan ketertiban dalam pencapaian tujuan dalan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Hasil pengawasan harus dijadikan masukan oleh pimpinan dalam pengambilan keputusan, untuk: pertama, menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban. Kedua, mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan, pemborosan, hambatan dan ketidaktertiban terse but. Ketiga, mencari cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik untuk mencapai tujuan dan melaksanakan tugas-tugas organisasi (Soeharyo & Effendy, 2003: 99). Dengan demikian, pengawasan baru bermakna apabila diikuti dengan langkah-langkah tindak lanjut yang nyata dan tepat. Dengan kata lain, tanpa tidak lanjut pengawasan sama sekali tidak ada artinya.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar